Надання документів (їх копій) для проведення перевірки: що необхідно знати?

Платник податків зобов’язаний надати посадовим особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки. Це визначено п. 85.2 Податкового кодексу України (далі - ПКУ). 

Зверніть увагу! Забороняється витребування документів від платника податків будь-якими посадовими особами контролюючих органів у випадках, не передбачених ПКУ. 

При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов’язаний також надати посадовим особам контролюючих органів засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі - Закон № 851) та від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі - Закон № 2155) копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту. 

Для платників податків, які зобов’язані надавати інформацію в електронному вигляді, загальний формат та порядок подачі такої інформації визначаються Мінфіном. У разі невстановлення електронного формату та порядку надання такої інформації платник податків звільняється від обов’язку подання її в електронній формі. 

Для проведення електронної перевірки платник податків забезпечує подання до контролюючого органу засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог Законів № 851 та № 2155 документів, які відповідно до ПКУ пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються таким платником податків в електронній формі та зберігаються на машинних носіях інформації). Загальний формат та порядок подання такої інформації встановлюються Мінфіном. 

Важливо! Документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються окремо із зазначенням посадової (службової) особи, що їх отримала. Передача таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляються актом у довільній формі, який підписують посадова особа контролюючого органу та платник податків (його представник) (п. 85.3 ПКУ). 

При проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). 

Відповідний запит на отримання копій документів повинен бути поданий посадовою особою контролюючого органу не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати закінчення перевірки. 

Забороняється вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п. 85.5 ПКУ). 

У разі відмови платника податків або його законних представників надати копії документів посадовій особі контролюючого органу така особа складає акт у довільній формі, що засвідчує факт відмови, із зазначенням посади, прізвища, імені, по батькові платника податків (його законного представника) та переліку документів, які йому запропоновано подати. Зазначений акт підписується посадовою особою контролюючого органу та платником податків або його законним представником. У разі відмови платника податків або його законного представника від підписання зазначеного акта в ньому вчиняється відповідний запис (п. 85.6 ПКУ). 

Отримання копій документів оформляється описом. Копія опису, складеного посадовими особами контролюючого органу, вручається під підпис платнику податків або його законному представнику. Якщо платник податків або його законний представник відмовляється від засвідчення опису або від підпису про отримання копії опису, то посадові особи контролюючого органу, які отримують копії, роблять відмітку про відмову від підпису. 

Посадова особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). 

У разі коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, були вилучені правоохоронними та іншими органами, зазначені органи зобов’язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії зазначених документів або забезпечити доступ до перевірки таких документів (п. 85.9 ПКУ). 

Якщо документи, зазначені в абзаці першому п. 85.9 ПКУ, було вилучено правоохоронними та іншими органами, терміни проведення такої перевірки, у т. ч. розпочатої, переносяться до дати отримання вказаних копій документів або забезпечення доступу до них. 

Про це нагадали ДПС у Дніпропетровській області.