Накладна-вимога на відпуск – документ, що впорядковує матеріальний облік

Видаткова, податкова, товарно-транспортна… Ви вже знайомі з цими накладними. Але є ще одна, менш відома, та не менш важлива: без неї внутрішня логістика підприємства була б справжнім квестом. 

Сьогодні говоримо про накладну-вимогу на відпуск матеріалів. Що це за документ і чому він такий важливий? Давайте розбиратися! 

У статті розглянемо: 

• Яке призначення накладної-вимоги на відпуск? 
• Чи є затверджена форма цього документа? 
• Які основні реквізити накладної-вимоги на відпуск? 
• Підсумок. 

Яке призначення накладної-вимоги на відпуск? 

Накладна-вимога на вiдпуск (внутрiшнє перемiщення) матерiалiв – важливий первинний документ, який допомагає підприємству контролювати рух матеріальних цінностей. Без нього легко втратити “слід” матеріалів, а облік перетвориться на хаос. 

Її основні функції: 

• Фiксацiя перемiщення матерiалiв.  

Документ використовується для оформлення як внутрішнього переміщення матеріалів між складами та цехами, так і для їх відпуску господарствам поза територією підприємства або стороннім організаціям. 

• Контроль за залишками матеріалів на складах. 

Накладну-вимогу оформлює матеріально-відповідальна особа складу або цеху, що здає матеріали. Складається вона у двох екземплярах: один – для списання, інший – для оприбуткування на іншому складі або цеху. 

Якщо матеріали відпускаються самовивозом сторонній організації, накладна-вимога передається до бухгалтерії для оформлення розрахунково-платіжних документів. 

• Забезпечення достовiрностi бухгалтерського облiку матерiалiв. 

Накладна-вимога є основою для обліку руху матеріальних цінностей і виконує ті ж функції, що й видаткова накладна. 

Чи є затверджена форма цього документа? 

Чітко затвердженої форми накладної-вимоги немає, тож підприємства можуть оформлювати її на власний розсуд. 

Але якщо не хочеться вигадувати велосипед, є два перевірені варіанти: 

• форма № М-11, затверджена наказом № 193. Хоча сам наказ уже втратив чинність, ця форма й досі актуальна, адже містить усі необхідні реквізити; 
• форма для держсектору (наказ № 431). 

А для тих, хто любить індивідуальний підхід, є ще один варіант – розробити власний шаблон. Зробити це можна у програмі M.E.Doc (докладно – тут). Головне, щоб власний шаблон відповідав вимогам до первинної документації. 

А які саме реквізити повинна містити накладна-вимога, щоб бути повноцінним обліковим документом? Зараз з'ясуємо. 

Які основні реквізити накладної-вимоги на відпуск? 

Щоб накладна-вимога на відпуск виконувала свою функцію, вона має містити певний набір реквізитів. Найчастіше підприємства використовують форму № М-11, яка добре підходить для переміщення матеріалів зі складу у виробництво або між підрозділами. 

Отже, що повинно бути в документі:  

1. Найменування та ідентифікаційний код підприємства за ЄДРПОУ. 
2. Назва документа – Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. 
3. Номер та дата складання. 
4. Перелiк матерiалiв із зазначенням кореспондуючого рахунку, одиниць вимiру, кiлькостi, цiни та загальної вартостi. 
5. Пiдписи осiб, що вiдпускають та приймають матерiали.

Оформити накладну-вимогу можна як на папері, так і в електронному вигляді. Головне - наявність підписів усіх відповідальних осіб.  

Підсумок 

• Накладна-вимога – це не просто черговий документ, а важливий інструмент обліку та контролю за матеріальними ресурсами підприємства. 
• Її головні функції: фіксація переміщення матеріалів, контроль за залишками на складах, забезпечення достовірності бухобліку. 
• Накладну-вимогу можна оформити у довільній формі, дотримуючись правил оформлення первинних документів, або скористатися готовою формою № М-11.  
• Використання цього документа допоможе уникнути плутанини та забезпечить точний матеріальний облік. А це – запорука ефективного управління ресурсами підприємства! 

Нормативні документи 

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996).    
2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88 (далі – Положення № 88).  
3. Наказ Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2 “Про затвердження Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів”  
4. Наказ Мінфіну від 13.12.2022 р. № 431 “Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання.