Нові строки зберігання кадрових та бухгалтерських документів – у проекті наказу Мін’юсту

Держархів України оприлюднив проект наказу Мін’юсту щодо змін до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – проект Змін). Нагадаємо, що Перелік затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Проектом Змін передбачено встановити строк зберігання 75 років, у т. ч.:

1. для наказів, розпоряджень організацій щодо:

• додаткових відпусток за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці (зараз такий строк зберігання встановлений для всіх наказів щодо відпусток зі шкідливими та важкими умовами праці);
• соціальних відпусток у зв’язку із вагітністю та пологами, у зв’язку з усиновленням дитини;
• довгострокових (понад 60 к. д.) відряджень за кордон та довгострокових (понад 30 к. д.) відряджень в межах України, відряджень щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій тощо.

1. для контрактів з керівником організації та членами її колегіальних та інших органів (цей строк обчислюватиметься після закінчення строку дії контракту);
2. договорів цивільно-правового характеру з фізичними особами (стосовно виконання робіт, надання послуг тощо) та актів виконання робіт (послуг).

Строк зберігання у 5 років планують встановити, зокрема, для:

• наказів та розпоряджень щодо короткострокових відряджень особового складу (як в межах України, так і за кордон), підвищення кваліфікації, стажування працівників, крім держслужбовців, творчих відпусток;
• документів (єдиної справи розпорядчих документів) за результатами заходу державного нагляду (контролю) суб’єктів господарювання (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій тощо);
• піврічної фінансової звітності (за відсутності річної фінзвітності зберігається постійно). Для організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ) – до ліквідації організації;
• списків військовозобов’язаних та призовників (зараз для підприємств 1 рік, для військкоматів – 3), карток первинного обліку військовозобов’язаних і призовників (зараз строк зберігання після звільнення – 3 роки).

А ось журнали перевірки стану обліку військовозобов’язаних і призовників планують зберігати 10 років (після їх закінчення) замість 3.

Строк зберігання у 3 роки планують розповсюдити, зокрема, на:

• розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкових накладних та реєстри податкових накладних (а не тільки на податкові накладні);
• касові книги;
• табелі обліку використання робочого часу;
• товарно-матеріальні звіти.

До ліквідації організації планують встановити строк зберігання штатних розписів та переліків змін до них за місцем складання і затвердження для організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ (зараз – 75 років).

Це далеко не всі зміни, передбачені проектом.