Про строки та порядок подання інформації про кінцевого бенефіціарного власника – в офіційному роз’ясненні Мін’юсту

Мін’юст у листі від 29.07.2020 р. №179/8.4.4/32-20 надав детальне офіційне роз’яснення щодо строків та порядку подання інформації про кінцевого бенефіціарного власника з метою формування єдиної практики застосування положень Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про реєстрацію).

Щодо застосування таких підстав для відмови у державній реєстрації, як невідповідність відомостей, зазначених у заяві/документах, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр)

На сьогодні існують непоодинокі випадки, коли проведення реєстраційних дій щодо однієї юридичної особи стає в залежність від відомостей, що містяться в Єдиному державному реєстрі щодо іншої юридичної особи чи фізичної особи – підприємця, де з тих чи інших причин не подано документи для внесення відповідних змін. Наявність такої практики має наслідком розширеного тлумачення такої підстави для відмови, як невідповідність відомостей, зазначених у заяві/документах, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі, що є абсолютно неприпустимим.

До прикладу, під час проведення державної реєстрації створення юридичної особи застосовується вказана підстава для відмови у державній реєстрації через те, що подані відомості щодо фізичних осіб – засновників такої юридичної особи (зокрема паспортні дані, адреса реєстрації місця проживання), не співпадають з відомостями, що наявні в Єдиному державному реєстрі, щодо такої особи як фізичної особи – підприємця чи як засновника в іншій юридичній особі.

Так, державний реєстратор має встановлювати наявність невідповідностей відомостей, зазначених у заяві/документах, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі, але саме в частині тієї юридичної особи, відносно якої проводяться реєстраційні дії. При цьому слід завжди пам’ятати і розмежовувати першоджерела інформації про певні юридичні факти. Так, якщо засновником юридичної особи є інша юридична особа, що зареєстрована за законодавством Міжрегіональні управління Міністерства юстиції України, то перевірити наявність такого суб’єкта цивільно-правових відносин, а також відомостей про нього слід за відомостями Єдиного державного реєстру. Перевіряється факт державної реєстрації такої особи, її найменування, ідентифікаційний код, місцезнаходження, оскільки відповідно до Цивільного кодексу України та Закону про реєстрацію першоджерелом цих відомостей є саме Єдиний державний реєстр.

У той же час, коли мова йде про фізичну особу, то відомості, які можуть міститися в Єдиному державному реєстрі про цю особу як фізичну особу – підприємця чи засновника в іншій юридичній особі, не можуть використовуватися для встановлення невідповідностей при реєстраційних діях щодо іншої юридичної особи. Першоджерелами певної інформації, зокрема про прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані, адреса реєстрації місця проживання є інші інформаційні системи, а не Єдиний державний реєстр. Саме тому одна юридична особа не може залежати від іншого суб’єкта цивільних відносин, де наявні відомості про певну фізичну особу, що фігурує в таких суб’єктах одночасно.

До прикладу, під час проведення державної реєстрації створення юридичної особи, якщо відомості про зареєстроване місце проживання засновника – фізичної особи не співпадають з відомостями про місцезнаходження фізичної особи – підприємця, що містяться в Єдиному державному реєстрі, вищенаведена підстава для відмови не застосовується.

Щодо «пакету» документів для встановлення відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи (далі – КБВ) та заповнення форми заяви щодо державної реєстрації юридичної особи

Згідно з частинами двадцять першою та двадцять другою статті 17 Закону про реєстрацію юридичні особи повинні мати інформацію про КБВ та структуру власності. Юридичні особи зобов’язані підтримувати інформацію про кінцевого бенефіціарного власника та структуру власності в актуальному стані, оновлювати її та повідомляти державного реєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення, та подавати державному реєстратору документи, що підтверджують ці зміни.

Водночас, частиною четвертою розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України від 06 грудня 2019 року № 361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» (далі – Закон № 361-IX) визначено, що юридичні особи, зареєстровані до набрання чинності цим Законом, подають державному реєстратору інформацію про КБВ в обсязі, визначеному цим Законом, та структуру власності протягом трьох місяців з дня набрання чинності нормативно-правовим актом, яким буде затверджена форма та зміст структури власності.

Отже, нормами Закону № 361-IX чітко встановлено, що інформація про КБВ в обсязі, визначеному цим Законом, буде подаватися разом із структурою власності після настання певного юридичного факту – набрання чинності нормативно-правовим актом, яким буде затверджена форма та зміст структури власності.

З аналізу положень Закону про реєстрацію можна дійти висновку, що інформація про КБВ в обсязі, визначеному Законом № 361-IX, отримується саме шляхом подання державному реєстратору:

• витягу, виписки чи іншого документа з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи – нерезидента в країні її місцезнаходження, – у разі, якщо засновником юридичної особи є юридична особа – нерезидент;
• нотаріально засвідченої копії документа, що посвідчує особу, яка є КБВ юридичної особи, – для фізичної особи – нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру, – для фізичної особи – резидента.

 Тобто, до дня набрання чинності нормативно-правовим актом, яким буде затверджена форма та зміст структури власності юридичної особи, подання державному реєстратору документів для встановлення інформації про КБВ в обсязі, визначеному Законом № 361-IX, для проведення реєстраційних дій не передбачено. Відповідно, відсутність наразі при проведенні реєстраційних дій таких документів не може бути підставою для зупинення розгляду документів, поданих для державної реєстрації, у тому числі для державної реєстрації створення юридичної особи, та в подальшому для відмови.

Вкотре наголошуємо на тому, що внесення до Єдиного державного реєстру відомостей про КБВ можливо як під час проведення окремої реєстраційної дії відповідно до частини четвертої статті 17 Закону про реєстрацію, так і при вчиненні інших реєстраційних дій, при вчиненні яких передбачено подання документів для встановлення відомостей про КБВ.

Наприклад, якщо у юридичної особи є потреба внести зміни до відомостей про свій відокремлений підрозділ чи перейти на діяльність на підставі модельного статуту, у формі заяви щодо державної реєстрації юридичної особи заявник у блоці «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» може обрати поле «потребують оновлення» (зокрема у зв’язку з відсутністю в Єдиному державному реєстрі відомостей про КБВ чи необхідності оновлення їх у зв’язку з певними змінами) та заповнити відповідні сторінки заяви з оновленими даними про такого КБВ.

У такому випадку документ, що підтверджує сплату адміністративного збору, не подається.

Наголошуємо, що подання документу, що підтверджує сплату адміністративного збору, передбачено лише у випадку подання документів відповідно до частин четвертої та п’ятої статті 17 Закону про реєстрацію.

Щодо необхідності справляння адміністративного збору за державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу при поданні відомостей про КБВ протягом строку, визначеного частиною четвертою Розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 361-IX

Частиною четвертою Розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 361-IX визначено, що юридичні особи, зареєстровані до набрання чинності цим Законом, подають державному реєстратору інформацію про КБВ в обсязі, визначеному цим Законом, та структуру власності протягом трьох місяців з дня набрання чинності нормативно-правовим актом, яким буде затверджена форма та зміст структури власності.

Частиною першою статті 36 Закону про реєстрацію визначено, що адміністративний збір не справляється за державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, у тому числі змін до установчих документів, пов’язаних з приведенням їх у відповідність із законами. У разі якщо законами визначено строк для приведення у відповідність до них, адміністративний збір не справляється при внесенні змін до відомостей, у тому числі змін до установчих документів, у строк, визначений цими законами.

Враховуючи вищезазначене, адміністративний збір не буде справлятися у разі подання державному реєстратору інформації про КБВ в обсязі, визначеному Законом про реєстрацію, протягом трьох місяців з дня набрання чинності нормативно-правовим актом, яким буде затверджена форма та зміст структури власності.

Разом з тим, у разі одночасного внесення інших змін до відомостей Єдиного державного реєстру про юридичну особу чи закінчення тримісячного строку з дня набрання чинності нормативно-правовим актом, яким буде затверджена форма та зміст структури власності, адміністративний збір буде справлятися у розмірі, встановленому статтею 36 Закону про реєстрацію.

Щодо особливостей заповнення блоку «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» у формі заяви щодо державної реєстрації юридичної особи у випадку державної реєстрації змін до відомостей про розмір статутного капіталу, розміри часток у статутному капіталі чи склад учасників товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відповідальністю (далі – товариство) відповідно до частини п’ятої статті 17 Закону про реєстрацію

Відповідно до частини двадцять другої статті 17 Закону про реєстрацію обов’язок підтримувати інформацію про КБВ та структуру власності в актуальному стані, оновлювати її та повідомляти державного реєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення, та подавати державному реєстратору документи, що підтверджують ці зміни, покладено на юридичну особу.

Від імені юридичної особи документи державному реєстратору подає уповноважений представник такої юридичної особи (частина 1 статті 1 Закону про реєстрацію).

Пакет документів, який подається для державної реєстрації відповідно до частини п’ятої статті 17 Закону про реєстрацію, в залежності від підстав його подання може подаватися різними за своєю правовою природою заявниками. Це може бути як уповноважений представник юридичної особи – у разі подання документів на підставі рішення загальних зборів учасників товариства, так і спадкоємець учасника – у разі подання заяви про вступ до товариства тощо.

Враховуючи викладене, блок «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» у формі заяви щодо державної реєстрації юридичної особи заповнюється лише у випадку подання документів для державної реєстрації уповноваженим представником юридичної особи.

У разі звернення для проведення реєстраційних дій, наприклад спадкоємцем, відомості про КБВ не підлягають зміні. Актуальні відомості про КБВ будуть вноситися до Єдиного державного реєстру уповноваженим суб’єктом на виконання вимог частини двадцять другої статті 17 Закону про реєстрацію.

Щодо подання документів для встановлення відомостей про КБВ при поданні документів в електронній формі

Особливості проведення державної реєстрації за заявами в електронній формі встановлені розділом ІV Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 09.02.2016 № 359/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.02.2016 за № 200/28330 (зі змінами).

Так, відповідно до абзацу третього пункту 1 вказаного розділу у випадку, якщо відповідно до закону для державної реєстрації передбачено подання нотаріально посвідченого документа та/або документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи – нерезидента в країні її місцезнаходження, та/або нотаріально засвідченої копії документа, що посвідчує особу, яка є КБВ, до заяви долучаються електронні копії таких документів, виготовлені шляхом сканування з накладенням кваліфікованого електронного підпису заявника.

Ще раз звертаємо увагу, що нотаріально засвідчену копію документа, що посвідчує особу, яка є КБВ, для фізичної особи – резидента необхідно буде подавати лише у разі, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру.

Про те, що інформацію про кінцевого бенефіціара подаватимемо по-новому, ми повідомляли у матеріалі.

Про відповідальність за неподання або несвоєчасне подання інформації про кінцевого бенефіціара читайте у Блозі бухгалтера, у розділі Інформер програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.