Штатний розпис: розроблення, форма, поради, приклади від Держпраці

ГУ Держпраці у Хмельницькій області надало роз’яснення cтосовно форм штатного розпису та порядку їх заповнення. Також наведено зразки наказів про затвердження штатного розпису та внесення до нього змін.

Частиною 3 cт. 64 Господарського кодексу України передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників, штатний розпис.

Відповідно до п. 1 ч. 1 cт. 40 Кодексу законів про працю України трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані за ініціативою власника або уповноваженого ним органу у разі змін в організації виробництва і праці, в т. ч. ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників. Таким чином, скорочення штату працівників без штатного розпису зробити неможливо, він є необхідним документом для звільнення працівників у зв’язку з вказаними умовами. Отже, для дотримання норм трудового законодавства без штатного розпису не обійтися.

Згідно з листом Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 «Щодо штатного розпису» штатний розпис – це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу і оклади по кожній посаді. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.

До відома!

Питання, пов’язанi з облiком штатних працiвникiв, регулюються наказом Держкомстату вiд 28.09.2005 р. № 286 «Про затвердження Інструкцiї зi статистики кiлькостi працiвникiв», дiя якого поширюється на всiх юридичних осiб, їх фiлiї, представництва та iншi вiдокремленi пiдроздiли, а також на фiзичних осiб – пiдприємцiв, що використовують найману працю.

Розроблення штатного розпису та його форми

Розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Класифікатора професій ДК 003:2010 (назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі).

Типова форма штатного розпису затверджена лише для бюджетних установ наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57. Отже, для всіх інших підприємств він складається у довільний формі (див. зразки форм штатного розпису, наведені ГУ Держпраці у Хмельницькій області).

Період дії штатного розпису можна не вказувати. Якщо не вказати період його дії, то можна застосовувати його впродовж всієї діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень.

Обмеження відносно терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ: вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року (згідно з абзацом 1 п. 45 Порядку складання, рoзгляду, затвердження i основних вимог дo виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ вiд 28.02.2002 p. № 228).

Інші (небюджетні) працедавці переглядають і затверджують штатні розписи за необхідності.

Затвердження штатного розпису

Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства, який складають у довільній формі. Головне, що має бути вказане в наказі, - це дата, з якої передбачено введення в дію штатного розпису. Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. «Заднім числом» ввести в дію штатний розпис не можна – це єдине обмеження. Також не встановлюйте в штатному розписі різну зарплату для однакових посад.

Перший екземпляр зaтвердженого штатного розпису залишається в кaнцелярії, а копії прямують у відділ кадрів для набору працівників і складання звітів, та в бухгалтерію – для нарахування зарплати.

Приклад 1

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КАРДА»

НАКАЗ № 28/К

29.12.2017 р.                                                                                   м. Хмельницький

Про затвердження штатного розпису

НAКАЗУЮ:
1. Затвердити і ввeсти в дію з 1 сiчня 2018 року штатний розпис у кiлькості 11 (одинадцяти) штатних одиниць з міcячним фондом заробітної плати 75200 (Сімдесят п’ять тисяч двісті) гривень (додається).

Директор________________________Л. Т. Розковський

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат y кількoсті 11 штатних одиниць

з мiсячним фондом заробітної плати

75200 (Сімдесят п’ять тисяч двісті) грн

Директор__________________Л. Т. Розковський

29 грудня 2017 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «КАРДА»

Ввoдиться в дію з 1 сiчня 2018p.

Начальник відділу кадрів________________ В. О. Самчук

Зауважень немає

Головний бухгалтер____________________ Р. Д. Митрук

Зміни до штатного розпису

Протягом року до штатного розпису може бути внесено зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Якщо в штатному розписі відсутні вакантні посади, то працедавець не може прийняти на роботу нових працівників.

Внесення змін до штатного розпису здійснюється на підставі наказу по підприємству, в якому повинні бути висвітлені причини внесення цих змін.

Практикують два способи внесення змін до штатного розпису:

1. Видати наказ про внесення змін до штатного розпису, перерахувавши зміни в тексті цього наказу;
2. Затвердити наказом новий штатний розпис.

Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують підстави змін і конкретну дату, з якою зміни набирають чинності.

Підстави внесення змін в штатний розпис у цьому наказі можуть бути різними, наприклад:

• оптимізація організаційної структури підприємства;
• реорганізація підприємства;
• зміна обсягів діяльності;
• проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства або його підрозділів.

До відома!

Звільнення працівника, окрім скорочення штату, наприклад, у зв’язку із зміною обсягів діяльності, не є підставою для видалення зі штатного розпису посади, яку займав цей працівник.

Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.

Якщо це пов’язано зі змінами істотних умов праці, то кожен працівник, якого це стосується, має бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці (cт. 32 та ст. 103 КЗпП).

Приклад 2

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КАРДА»

НАКАЗ № 12/К

25.06.2017 р.                                                                            м. Хмельницький

Про внесення змін до штатного розпису

B зв'язку із збільшенням обсягів продажу та трудомісткості робіт по веденню бухгалтерського обліку

НАКАЗУЮ:
Внести з 1 липня 2017 року в штатний розпис від 31.12.2016 р. № 1 наступні зміни:
1. Ввести у відділі збуту посаду «експедитор» з окладом 9600 грн. Кількість штатних одиниць за посадою – 2.

2. Ввести в бухгалтерії посаду «бухгалтер» з окладом 8000 грн. Кількість штатних одиниць за посадою – 1.

Начальнику відділу кадрів Самчук В. О. внести зміни до штатного розпису до 1 липня 2017 року.

Директор ________________________Л. Т. Розковський

С наказом ознайомлений ___________Самчук В. О. 25.06.2017 р.

Приклад 3

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КАРДА»

НАКАЗ № 18/К

22.09.2017 р.                                                                                м. Хмельницький

Про перейменування професійної назви роботи та внесення змін до штатного розпису

Для приведення у відповідність професійної назви роботи, затвердженої штатним розписом підприємства, з професійною назвою роботи, що міститься в Класифікатором професій ДК 003:2010

НАКАЗУЮ:
1. Перейменувати наступні посади:

• «Пакувальник» на «Укладальник-пакувальник»,
• «Водій» на «Водій автотранспортних засобів».

2. Начальнику відділу кадрів внести зміни у штатний розпис та подати мені на підпис штатний розпис у новій редакції.

3. Шатний розпис, затверджений на 1 січня 2017 року, вважати таким, що втратив чинність.

4. Начальнику відділу кадрів внести зміни в особові картки, посадові інструкції та трудові книжки працівників.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор__________________________ Л. Т. Розковський

Терміни зберігання штатних розписів

Є три терміни зберігання штатних розписів та переліків змін до них за місцем складання і затвердження:

• на державних і комунальних підприємствах, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду вказані документи підлягають вічному зберіганню. Це передбачено пп.«а» п. 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578);
• на державних і комунальних підприємствах, де не створюються документи Національного архівного фонду, термін зберігання складає 75 років;
• у всіх інших працедавців такий термін складає три роки згідно пп.«б» п. 37 Переліку № 578; так само 3 роки повинні зберігатися проекти штатних розписів і документи (довідки, пропозиції, виводи) про їх розробку (згідно з п. 58 Переліку № 578).