Строки зберігання документів: докладно про зміни

Як ми вже повідомляли, Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 р. № 2970-IX (далі – Закон № 2970) набрав чинності з 28.04.2023 р., за винятком окремих норм. 

Законом № 2970 оновлено редакцію п. 44.3 ст. 44  Податкового кодексу України (далі – ПКУ), відповідно до якої платники податків зобов’язані зберігати документи та інформацію, пов’язані із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, упродовж визначених законодавством строків, але не менше:

• 2555 днів (7 років) – для документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2  ПКУ (п. 44.3.1 ПКУ);
• 1825 днів (5 років) – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ (п. 44.3.2 ПКУ).

Тобто, 5 років зберігання визначено для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються такими особами:

• суб’єктами господарювання – юридичними особами, які здійснюють господарську діяльність як на території України, так і за її межами (п. 133.1.1 ПКУ);
• нерезидентами, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво та/або отримують доходи із джерелом походження з України, та іншими нерезидентами, на яких покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому цим розділом (п. 133.2.2 ПКУ);
• неприбутковими підприємствами, установами та організаціями (133.4 ПКУ);
• юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування.

Виняток: документи, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ.

Отже, згідно з п. 44.3.2 ПКУ строк зберігання 1825 днів (5 років) стосується первинних та фінансових документів юросіб. Тобто, для юросіб зберігання первинки збільшилось з 3-х до 5-ти років;

• 1095 днів (3 роки) – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (п. 44.3.3 ПКУ).

Цей пункт, на нашу думку, стосується, зокрема, зберігання первинних та податкових документів  для ФОП. Тобто, для документів ФОП строк зберігання документів залишився, як і раніше, 3 роки. Водночас офіційних роз’яснень з цього приводу немає. Тож, радимо ФОП звернутись до ДПС для отримання індивідуальної податкової консультації (ІПК);

• 1095 днів (3 роки) – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (п. 44.3.4 ПКУ).

До іншого (неподаткового) законодавства можна віднести, наприклад, Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР. 

В зручній табличній формі ми навели орієнтовний перелік документів відповідно до строків їх зберігання.

До речі, залишається чинним Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012  № 578/5 (далі  - Перелік).

Згідно з нормами Переліку строк зберігання, зокрема, для первинних документів та додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) поки що не змінився та залишився 3 роки. Тож, очікуємо в найближчий час зміни також до Переліку.

Якщо ж ви маєте сумніви щодо строку зберігання тих чи інших документів, які є у вас в обігу – радимо звернутися до ДПС для отримання індивідуальної податкової консультації. Тим самим ви убезпечите себе від зайвих нервових потрясінь та клопоту.