Строки звітування підзвітної особи, яка витратила власні кошти на закупівлю товарів для потреб підприємства

Правові питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюються ст. 1159, ст. 1160 Цивільного кодексу України. 

Підпунктом 170.9.4 Податкового кодексу України (далі - ПКУ), зокрема визначено, що звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII) за формою, встановленою Мінфіном. 

У разі якщо під час відрядження платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць. 

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт) подається з підстав, визначених пп. 170.9.4 ПКУ. 

Нагадаємо, що Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. 

Отже, у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, а також використання власних коштів у відрядженні, Звіт подається у визначені законодавством строки.  

При цьому, оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання ЦПД, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використання власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються. 

Таке роз'яснення було надано на Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 109.15.   

Про те, чи можна подати копію розрахункового документа до Звіту про використання коштів читайте в Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.