Табель робочого часу: що необхідно знати?

На перший погляд, табель обліку робочого часу це просто ще одна форма «аби було». Але насправді він може стати надійним помічником та захистом для вашого бізнесу.  

У цій статті розповімо, як правильно заповнений табель допомагає уникнути плутанини, зайвих питань і навіть фінансових санкцій. А от помилки чи байдужість до цього документа можуть дати зворотний ефект. 

Розглянемо такі питання: 

• Що це за документ? 
• Чи є його затверджена форма? 
• Хто повинен складати? 
• Хто веде табель? 
• Чи обов'язково складати табель обліку робочого часу? 
• Чи передбачена відповідальність за його відсутність? 
• Підсумки 

Що це за документ? 

Табель обліку робочого часу (або просто табель) – це первинний документ, який фіксує коли і скільки працював кожен співробітник. Його веде підприємство, установа, організація або фізична особа-підприємець, якщо у них є наймані працівники. 

Простіше кажучи, це щось на кшталт щоденника, де відмічають, скільки годин відпрацьовано конкретним працівником, чи були понаднормові або нічні зміни, а також коли працівники брали відпустки, лікарняні чи їздили у відрядження. Ця інформація допомагає не лише правильно порахувати зарплату, а й тримати бізнес під контролем. 

Чи є його затверджена форма? 

Так, існує типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом №489. Однак, вона має рекомендаційний характер. 

Тобто роботодавець може використовувати власну форму табеля – головне, щоб у ній були всі необхідні показники для обліку робочого часу, явок та неявок працівників, що визначені для державних статистичних спостережень з праці. 

У модулі «Зарплата» програми M.E.Doc табель обліку робочого часу можна формувати легко й без зайвих зусиль. Це дає вам низку переваг: 

• мінімум помилок – автоматичні розрахунки скорочують ризик неточностей; 
• автоматизація – усі дані синхронізуються для подальших нарахувань; 
• економія часу – швидке внесення, редагування та формування звітності. 

Зручний функціонал – для бухгалтерів, які цінують ефективність! 

Хто повинен складати? 

Табель мають вести всі роботодавці – і юрособи, і ФОП – незалежно від форми власності та кількості найманих працівників, навіть якщо це лише один співробітник. 

Єдине виключення – ФОП, які працюють без найманих працівників. 

Хто веде табель? 

Зазвичай відповідальність покладається на: 

• кадровика (особливо на невеликих підприємствах); 
• бухгалтера (якщо працівників небагато); 
• табельника (на великих підприємствах з великою кількістю структурних підрозділів); 
• керівників структурних підрозділів (у їхніх підрозділах). 

Рекомендується офіційно призначати відповідального за табель. Це можна зробити, видавши наказ або прописавши в документах щодо ведення табельного обліку. 

Заповнення табеля відбувається двiчi на мiсяць: 

• за першу половину мiсяця – для нарахування авансових платежiв; 
• за весь мiсяць – для розрахунку заробiтної плати за мiсяць. 

Строк зберігання табеля – 1 рік. А ось відомості про облік робочого часу, зведення про облік робочого часу, а також інші документи щодо цього мають зберігатися 3 роки.  

Чи обов'язково складати табель обліку робочого часу? 

Так, ведення обліку робочого часу є обов'язковим. Це передбачено вимогами ч. другої ст. 30 Закону № 108. 

Роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконаної працівником роботи. Саме табель є основним і загальноприйнятим інструментом для такого обліку. 

Чому це важливо? 

Тому що табель - це підстава для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. 

Чи передбачена відповідальність за його відсутність? 

У разі відсутності або неналежного ведення обліку робочого часу передбачена фінансова відповідальність відповідно до ст. 265 КЗпП.  

Таке порушення може бути розцінене як недотримання інших вимог трудового законодавства і призвести до штрафу у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (у 2025 році – 8000 грн) за кожне виявлене порушення. У разі повторного порушення, вчиненого протягом року, штраф збільшується до 2 МЗП (у 2025 році – 16 000 грн). 

Підсумки 

• Табель обліку робочого часу – обов'язковий документ, який фіксує використання робочого часу працівниками. 
• Існує рекомендована типова форма № П-5, але можна розробити власну, яка містить всі необхідні показники. 
• Всі роботодавці (юридичні особи та ФОП з найманими працівниками) зобов'язані вести табель. 
• За відсутність або неналежне ведення табеля передбачена фінансова та адміністративна відповідальність. 
• Веде табель відповідальна особа, визначена внутрішнім документом підприємства. 

Нормативка 

1. Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП); 

2. Закон України «Про оплату праці» 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі – Закон № 108); 

3. Наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі – наказ № 489). 

Корисні матеріали: 

• Як працювати із Табелем обліку робочого часу в M.E.Doc; 
• Як табелювати передсвяткові дні під час ВС; 
• Види обліку робочого часу.