Ви на карантині, а електронні документи — ні. ЕДО продовжує працювати!

Карантин вносить свої корективи у звичний стиль життя і, звісно, у роботу. Зокрема, працювати з паперовими документами стало майже неможливо. Бо колеги, підписи котрих потрібні на документах, більше не сидять в офісі поряд — у сусідньому кабінеті. А поштові та кур’єрські служби, послугами яких зазвичай користувалися для погодження документів у контрагентів, зараз перевантажені. Окрім того, в умовах, коли потрібно звести до мінімуму кількість соціальних контактів, паперовий документообіг може бути небезпечним.

Цифрова та безпечна для здоров’я альтернатива паперу — електронний документообіг (ЕДО). Тож, ми підготували для вас практичні відеоінструкції, в яких головні герої: бухгалтер Марина, директор Артем та контрагент Ігор продемонструють функціональні можливості нашої програми M.E.Doc та вебсервісу СОТА, що дозволять вам продовжити працювати з документами навіть на карантині.

Допідписання документа

Уявіть ситуацію: 

• ви бухгалтер, який працює віддалено та використовує програму M.E.Doc;

• вам необхідно терміново відправити документ на допідписання вашому директорові, у якого не встановлено жодної програми для обміну; 

• а після того, як всі підписи будуть поставлені, документ необхідно надіслати вашому контрагенту. 

З M.E.Doc — це просто: бухгалтер підписує документ власним КЕП у програмі, потім надсилає посилання директору на його поштову скриньку або у месенджер, де той з легкістю підписує документ своїм КЕП прямо зі смартфона.  

Після цього його статус зміниться у програмі, і бухгалтер зможе поставити електронну печатку та надіслати документ контрагенту. Як це зробити, дивіться у першій серії нашої трилогії “Хроніки удальонки”. Покроково всі дії ви можете переглянути у зручному відеоформаті від наших креативних експертів ЕДО:

Документ за посиланням

Вам необхідно створити, підписати та передати акт виконаних робіт своєму контрагенту? Але ваш контрагент теж працює вдома, а програма M.E.Doc встановлена тільки на робочому комп’ютері. Чи можливо він поки взагалі не перейшов на ЕДО й обмінюється паперовими документами. Ситуація здається складною, але в цьому випадку вам допоможе зручна функція — відправка документа за посиланням. 

Що потрібно зробити вам:

• у розділі «Довідники» оберіть потрібного контрагента та відкрийте «Контактні дані»;

• додайте електронну адресу контрагента і позначку «Відправити посилання на документ»;

• перейдіть до реєстру первинних документів, натисніть кнопку «Створити» та оберіть відповідний бланк акта;

• використовуючи довідники, заповніть документ;

• у меню «Наступні дії» підпишіть документ та відправте;

• програма повідомить про відправку документа контрагентові, а на його девайс прийде відповідний лист.

Що потрібно зробити вашому контрагенту:

• зайти до поштової скриньки, натиснути на посилання і документ автоматично відкриється для перегляду у браузері;

• щоб підписати акт, натиснути «Затвердити», завантажити КЕП і ввести пароль.

Документ, підписаний обома сторонами, автоматично зберігається з підписами, а відповідний статус відображається у M.E.Doc. Більш детально — дивіться у другій серії нашого освітнього серіалу.

Обмін за допомогою вебсервісу СОТА

СОТА не потребує встановлення спецпрограм на ваш комп’ютер, а працює безпосередньо у браузері. Вебсервіс також буде корисний і для користувачів програми M.E.Doc при обміні з контрагентами, які не використовують програми для ЕДО. 

Розглянемо ситуацію, коли є два контрагенти, які працюють вдома та не мають на своїх девайсах встановлених програм для електронного обміну. Втім, з вебрішенням СОТА — це не проблема, адже воно працює онлайн — без прив’язки до робочого місця. 

Що потрібно зробити вам?

• Авторизуватися у вебсервісі, натиснути кнопку «Головне меню» і відкрити «Реєстр первинних документів». 

• На панелі інструментів натиснути «Створити» і обрати «Первинний документ». 

• З переліку обрати потрібний шаблон і заповнити документ. Щоб підписати та відправити документ, натисніть відповідні кнопки на панелі інструментів.

Що потрібно зробити вашому контрагенту?

• Для отримання документа зайти на сайт СОТА і авторизуватися у вебсервісі. 

• Праворуч, на панелі інструментів, вже доступне повідомлення. Для отримання вхідної пошти, натиснути кнопку «Повідомлення» і ввести пароль до секретного ключа шифрування. 

• Тепер документ доступний у «Реєстрі первинних документів». Відкривши його, користувач ознайомлюється із вмістом, а для погодження натискає кнопку «Затвердити», вводить пароль до секретних ключів і все. 

Детальніше — дивіться у третій серії  від наших креативних експертів ЕДО.

Як бачите, електронний документообіг — це зручно, швидко та безпечно. Ви можете підписувати документи як зі свого ноутбука, так і зі смартфона. Долучайтеся до ЕДО вже зараз, дбайте про свій бізнес та будьте здорові!