Зміна строків зберігання первинки, фінзвітності – з 10.02.2024 р.

Наказом Мін’юсту від 04.01.2024 р. № 40/5 (далі – Наказ № 40/5) були внесені зміни до наказу Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5. Нагадуємо, що цим наказом затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма суб’єктами господарювання строків зберігання документів,  їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (тобто, архівне зберігання) або для знищення. 

Які основні зміни в Переліку?  

1. Встановлені у Переліку строки зберігання документів застосовуються також ФОПами, якщо інше не передбачено законом або не випливає із суті відносин (абз. другий п. 1.4 Переліку). Раніше було зазначено, що Перелік може застосовуватися ФОП (тобто, це було необов’язково). 

2. Строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для ФОП встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки (абз. третій п. 1.4 Переліку).  

3. Унормовано, що строки зберігання первинки, регістрів бухобліку, фінзвітності, тощо, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів залежать від звітності, для складення якої вони використовуються (новий абз. п. 2.10 Переліку). Так, строки зберігання цих документів  розраховуються: 

• з дня подання податкової чи іншої звітності; 
• в разі її неподання – з передбаченого ПКУ  граничного строку подання такої звітності. 

4. Для деяких документів фінансово-господарської діяльності підвищено строки зберігання (до 5 років). Раніше було 1–3 роки. Наприклад, фінансова звітність з додатками (квартальна)  раніше мала зберігатися 3 роки, зараз – 5 років. 

5. В примітках до Переліку (графа 5), що коментують і уточнюють строки зберігання документів, конкретизовано строки зберігання бухгалтерської документації, зокрема, пов’язаної з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу держфінконтролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням (зміни в абз. другому–третьому п. 2.11 Порядку). 

6. До відома! Документи щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документації щодо відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії рф та тимчасової окупації).  

7. Документи та інформація, на які поширюються вимоги ст. ст. 39 і 39-2 ПКУ (щодо трансфертного ціноутворення, контрольованих іноземних компаній), зберігаються не менше 7 років.  

Важливо! Наказ № 40/5 набрав чинності з дня, наступного за днем його опублікування, тобто з 10.02.2024 р.