Чи обов’язковий підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань?

Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб проінформувати працівника про: 

1) місце роботи (інформація про роботодавця, у т. ч. його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи; 

2) визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами; 

3) права та обов’язки, умови праці; 

4) наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис; 

5) правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення); 

6) проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони; 

7) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено); 

8) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці; 

9) процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець. 

Відповідно до п. 11 гл. 10 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення. 

На сьогодні запровадження кадрового електронного документообігу на підприємствах, організаціях, установах є досить розповсюдженим, і використання електронного підпису в кадрових документах часто застосовується, особливо при укладенні трудового договору про дистанційну роботу. 

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV були встановлені загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного підпису. 

Згідно з ч. третьою ст. 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної п. 4 ч. першої ст. 29 КЗпП, яка доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею. 

Відповідно до п. 15, 27, 59 ст. 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII: 

• електронний підпис – електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис. 
• кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису; 
• удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису. 

Отже, підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань є обов’язковим. Законодавством передбачено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, яка доводиться до відома працівників під підпис. 

Про це повідомила Федерація професійних спілок України.