Мінімальний строк зберігання документів 5 років: до яких документів застосовується?

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Це передбачено абз. першим п. 44.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). 

28.04.2023 р. набрав чинності Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 р. № 2970-IX (далі – Закон № 2970), яким, зокрема, у п. 44.3 ПКУ передбачено нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів. 

Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше: 

• 2555 днів (7 років) – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ); 
• 1825 днів (5 років) – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юрособами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ); 
• 1095 днів (3 роки) – для інших документів, на які не поширюються вимоги п. п. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ); 
• 1095 днів (3 роки) – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абз. перший пп. 44.3.4 ПКУ). 

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абз. другий пп. 44.3.4 ПКУ). 

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абз. третій пп. 44.3.4 ПКУ). 

Передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ (абз. четвертий пп. 44.3.4 ПКУ). 

Пунктом 4 розд. ІІ Закону № 2970 встановлено, що нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачені п. 44.3 ПКУ, застосовуються до документів, які розроблено: 

• до дня набрання чинності Законом № 2970, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності Законом № 2970; 
• починаючи з дня набрання чинності Законом № 2970; 
• особою, стосовно якої на день набрання чинності Законом № 2970 розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації); 
• особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності Законом № 2970. 

Відповідь розміщена на Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 129.01. 

Докладно про строки зберігання документів за Законом № 2970 з наочною таблицею дивіться тут.