ЕДО: все, що вам варто знати про зберігання електронних документів

А ви знали, що термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менше 1095 днів? Робота з документами в електронному вигляді має свої особливості, а законодавством України передбачено ряд нюансів, які необхідно враховувати при роботі з документами в рамках електронного документообігу. 

Скільки часу необхідно зберігати електронні документи? Як правильно організувати таке зберігання? Що таке електронний архів та коли він потрібен? Ці та багато інших питань часто виникають при роботі з документами в електронному вигляді. Спробуємо прояснити ситуацію.

Вимоги до зберігання електронних документів 
 

Важливим є те, що зберігатись документи повинні на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях та відповідно до українського законодавства (ст. 13 Закону України від 22.05.2003 №851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг») документи мають зберігатися 1095 днів.

Крім того, під час зберігання електронних документів слід обов’язково дотримуватися таких вимог:

• інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
• має бути забезпечено можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, надісланий або одержаний;
• у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи одержання.

Які документи потрібно зберігати?
 

• електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування);
• архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях, на якому можна перевірити цілісність цих документів;
• документи бухгалтерії, такі як: рахунки-фактури, накладні та акти, необхідно зберігати не менше 5 років;
• угоди, договори, додаткові погодження та додатки до них — потрібно зберігати від 5 років до постійного їх утримання; 
• інші документи в середньому мають перебувати в архіві близько 5 років, зокрема, довідки, листи, специфікації.

Зважаючи на те, що максимальний термін дії КЕП складає 2 роки, то виникає питання, як перевірити справжність підпису, після закінчення строку його дії.

Зберігання документів у M.E.Doc
 

У програмі M.E.Doc є можливість збереження первинних документів з кваліфікованими електронними підписами (КЕП) у форматі CAdES-Х Long.

CAdES-X Long — це стандарт електронного підпису, що використовується для довготривалого зберігання. У ньому використовується розширений набір атрибутів, що дозволяють перевірити легітимність навіть після закінчення терміну його дії, а також у випадку, коли джерело видання підпису більше недоступне. 

Цей формат забезпечує збереження інформації про позначку часу, сертифікати підписувача та надавача, кореневий сертифікат ЦЗО, відповіді серверів OCSP, які підтверджують статуси сертифікатів підписувача та надавача. Також формат надає можливість встановлення дійсності підпису в довгостроковому періоді після закінчення терміну дії кваліфікованого сертифіката. 

Більше інформації про зберігання електронних документів у M.E.Doc дивіться у нашому відеоролику для ЕДО talks.
 

Якщо у вас виникли запитання або вам потрібна консультація, звертайтесь до наших фахівців технічної підтримки M.E.Doc за телефонами:

+380 44 206 72 10
+380 98 206 72 10