Підприємцям: 3 простих кроки до роботи з програмними РРО

Починаючи з 1 серпня, українські підприємці, які займаються продажем товарів та послуг, можуть абсолютно законно використовувати програмні РРО (далі — ПРРО) для проведення розрахункових операцій.

ПРРО — це ті ж самі касові апарати, що мають увесь необхідний функціонал для реєстрації е-чеків у ДПС, зроблені у форматі зручного софту, що встановлюється на девайс користувача.

Варто зазначити, що набір необхідних функцій для великої мережі гіпермаркетів, яка оперує тисячами розрахунків за день, та локального барбершопа чи кав'ярні — різний. Якщо першій не обійтись без інтеграції з обліковими чи ERP-системами, то другій категорії підприємців необхідно простота у створенні та реєстрації невеликої кількості е-чеків і можливість їх легко передати покупцеві.

Якщо ви малий підприємець, вам достатньо зробити 3 простих кроки до реєстрації електронних чеків онлайн. 

Крок №1: оберіть програмний РРО

Програмні касові апарати від Linkos Group — Cashalot та “СОТА Каса” можуть використовувати компанії та приватні підприємці, що працюють на різних системах оподаткування і займаються продажем товарів та послуг у різних масштабах.

ПРРО мають повний спектр можливостей для роботи будь-якого магазину, готелю, кафе, АЗС, аптеки, страхової компанії тощо: функції зі створення, реєстрації е-чеків у ДПС, автоматичного розрахунку податків, єдину систему адміністрування кас. 

Які особливості мають ці рішення?

• Десктопний Cashalot підходить тим компаніям і підприємцям, співробітники яких працюють з ПК стаціонарно — в магазині чи офісі. Рішення має бекофіс (кабінет користувача) для зручного адміністрування кас та роботи касирів, ведення централізованого довідника номенклатур. Також Cashalot надає можливість  автоматичного формування податків, можливість інтегрувати власні довідники номенклатур.
• Хмарний вебсервіс “СОТА Каса” забезпечує мобільність у розрахунках, оскільки дозволяє працювати з мобільного гаджета у веббраузері. Це рішення ідеально підходить тим підприємцям, які працюють з дому, або точкам продажу, що проводять розрахунки локально, або на території клієнта.

Залежно від моделі та потреб вашого бізнесу, ви можете обрати варіант ПРРО, який підходить саме вам. На відміну від традиційних касових апаратів обидва рішення підтримують необмежену довжину номенклатур, а коштують вони менше за апаратні РРО:

• ціна на хмарну “СОТА Каса” складає 980 грн та дозволяє відправити 1000 е-чеків на місяць; 
• ціна річної ліцензії на десктопний Cashalot, з безлімітною кількістю е-чеків, варіюється від кількості замовлених е-кас (1 ПРРО для однієї каси) та форми власності клієнта: 

Перевагою використання програмних РРО є відсутність щомісячних платежів за обслуговування, яке надають ЦСО, та послуги еквайрингу. Оцінити економію у порівнянні з традиційними касовими апаратами легко! 

• Ціна на кнопкові касові апарати, які мають функції калькулятора, стартує від 6000 грн, плюс щомісячне сервісне обслуговування — 256 грн, разові оплати під час опломбування та введення в експлуатацію — 1500 грн.
• Середня ціна на фіскальні реєстратори складає 10 000 грн, сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — 1500 грн. 

Крок №2: придбайте та зареєструйте КЕП 

Для роботи з електронною касою вам знадобиться КЕП печатки підприємства або касира. За допомогою КЕП ви будете авторизуватися в ПЗ, підписувати е-чеки та необхідні звіти до ДПС. Щоб зареєструвати КЕП достатньо сформувати повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (за формою J1391801). Створення заяви до ДПС здійснюється в е-вигляді — безпосередньо в програмі. 

Ви реєструєте КЕП печатки підприємства або ж КЕП кожного касира окремо, залежно від обраної схеми роботи. Використання КЕП печатки підприємства є оптимальним рішенням під час роботи багатьох касирів з однією касою, які працюють позмінно. Придбати КЕП для ПРРО ви можете у КНЕДП ЦСК “Україна”.

Крок №3: зареєструйте ПРРО у ДПС

Для реєстрації програмного РРО в Податковій достатньо заповнити електронну форму №1-ПРРОбезпосередньо в програмі, підписати її КЕП директора і надіслати до ДПС в електронному вигляді. Після ухвалення рішення про реєстрацію ПРРО, вам надійде квитанція, а унікальний фіскальний номер вашої каси буде внесено до реєстру ПРРО.  

Дата формування фіскального номера ПРРО і буде датою його реєстрації. Фіскальний номер РРО автоматично формується інформаційною системою ДПС. Він не змінюється під час перереєстрації та зберігається до дати скасування цієї реєстрації.

*Нагадаємо, що попередньо ви маєте зареєструвати господарську одиницю, де буде використовуватись ПРРО, якщо вона не обліковується у податковому органі. Для цього подайте ф. № 20-ОПП, щоб повідомити ДПС про такий об’єкт оподаткування.

Тепер починаємо працювати з е-касою

• Резервування фіскальних номерів для роботи офлайн

Перевагою десктопного рішення Cashalot є можливість, коли немає інтернет-з’єднання, працювати з е-касою в офлайн-режимі. 

Для роботи в офлайні ви можете продовжувати формувати е-чеки, їм будуть присвоєні фіскальні номери, отримані від регулятора, а після відновлення зв'язку усі ваші е-чеки будуть відправлені та зареєстровані автоматично. Режим офлайн може тривати не більше 36 годин поспіль і 168 годин на місяць. 

• Імпорт номенклатур

ПРРО дозволяють використовувати готовий довідник номенклатур товарів, який відповідно до УКТЗЕД вже є у наших програмах. Також є можливість імпортувати довідники з будь-якого файлу. 

• Відкриття та закриття зміни

Жодних документів сформованих вручну для ДПС — все автоматизовано. Відкриття та закриття зміни в програмах Linkos Group реалізовано натиском однієї кнопки. На початку зміни формується відповідний документ, який підписується та відправляється до ДПС автоматично. По закінченню операційного дня програма запропонує сформувати Z-звіт, що за підтвердженням користувача тежпідпишеться та буде відправлений на реєстрацію до ДПС автоматично. 

• Реєстрація електронних чеків 

Процес реєстрації електронних чеків здійснюється безпосередньо на сервері ДПС без сторонніх еквайрів.

• Робота з електронними чеками

Касир формує електронний чек, додаючи номенклатури товарів чи послуг, підписує КЕП та надсилає в Податкову, після його реєстрації та присвоєння фіскального номера, продавець має можливість надіслати клієнту е-чек у зручний для нього спосіб: на e-mail, у месенджер чи у смс-повідомленні. Продавець налаштовує зручний спосіб інформування клієнтів самостійно.