Пальне для бізнесу: український досвід обміну електронними документами в ОККО

Перехід на обмін електронними документами – це логічне і необхідне рішення кожної сучасної компанії. Електронні комунікації все більше проникають в усі робочі процеси. По-перше, це тренд сьогодення. По-друге, це відмінний інструмент для швидкого закриття угод при будь-якому об’ємі документів.

Електронний обмін документами (EDI – electronic document interchange) в Україні набирає обертів і програма M.E.Doc – це пальне, яке забезпечує бізнесу підсилений якісний шлях з використанням обміну е-документами!

ОККО працює і з юридичними особами щодо реалізації нафтопродуктів і з безліччю представників малого та середнього бізнесу. Адже окрім автозаправних комплексів, це і безліч приємних для автолюбителів послуг, як магазини, можливість випити кави та смачно поїсти в дорозі. Забезпечення цього вимагає великого обміну документами перед тим, як все буде представлено споживачу.

Керівник департаменту корпоративних продаж мережі АЗК «ОККО» Кучабська Ірина розповідає:

«Перед тим, як запроваджувати електронний документообіг на ОККО, ми вирішили дізнатись у наших клієнтів, чи зацікавить їх таке нововведення, адже ми співпрацюємо з чималою кількістю підприємств, підприємців та фізичних осіб із різноманітних сфер бізнесу і у всіх є свої нюанси ведення документообігу».

Маючи прогресивний погляд на робочі процеси, і ОККО  і їх партнери швидко оцінили переваги переведення роботи з документами в електронний формат.

Для найшвидшого і найзручнішого закриття угод з усім об’ємом документів було обрано програму M.E.Doc, яка дозволяє складати документи в електронному форматі і обмінюватися ними, та, одна з найпопулярніших функцій – здавати звітність до контролюючих органів.

Це повністю вирішило питання використання будь-яких додаткових ресурсів для зовнішнього документообігу компаній і роботи зі звітністю, більш того, призвело до економії робочого часу співробітників, який вони раніше витрачали на обмін документами.

«Майже всіх зацікавила така можливість і вони надзвичайно легко та швидко відмовились від обміну паперовими примірниками. Це не дивно, адже ми добре знаємо скільки потрібно ресурсу, щоб вчасно оформляти різноманітні накладні та акти, погоджувати їх, а потім ще й зберігати.

Тепер все це відбувається практично миттєво.

 Електронний документообіг із M.E.doc не лише дозволив оптимізувати роботу, а й дав можливість краще контролювати всі процеси. З моменту старту проекту пройшло небагато часу, але вже сміливо можна стверджувати, що від нього виграли всі -  як клієнти, так і наша компанія», - ділиться першими враженнями Ірина Кучабська.

Так, в української компанії, з такою масивною діяльністю, як роздрібна реалізація пального та супутніх товарів,  є можливість використовувати найширший функціонал електронного документообігу та звітності, який є на сьогодні в Україні:

• Швидкість узгодження та обробки документів

Будь-яка госпоперація може бути проведена миттєво: створення електронного документу, підписання ЕЦП та відправка документу контрагентові займає всього кілька хвилин.

• Всі контрагенти вже готові до обміну документами

Вже зараз близько 80% ринку мають доступ до електронного документообігу в програмі M.E.Doc зі звичними можливостями електронної звітності. Тобто ваш контрагент вже готовий приймати електронні документи - вам залишається лише знайти його в Єдиному довіднику контрагентів M.E.Doc та надіслати документ.

• Відповідність діючому українському законодавству

Працюйте з первинними документами в електронному вигляді, виставляйте рахунки, реєструйте податкові накладні, підписуйте все ЕЦП, формуйте звітність – вся робота з електронними документами відповідає Законам України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Податковому Кодексу та іншим відповідним нормативно-правовим актам.

• Легко зберігати документи

Завдяки функціоналу вивантаження документів на будь-який фізичний носій, ви можете формувати свій архів документів, в якому їх легко знайти, робити резервні копії й, за необхідності, у будь-яку мить роздрукувати е-документ. Це не ставить у залежність від роботи серверів, а також спрощує процедуру податкових та інших перевірок, і додатково забезпечує зберігання документів.

Як працює впровадження електронного документообігу

1. Оберіть програму M.E.Doc для обміну електронними документами.
2. Оформіть електронний цифровий підпис для усіх підписувачів, а також електронну цифрову печатку за необхідності.
3. Укладіть угоду із постачальником послуг електронного документообігу.
4. Укладіть угоду із територіальним відділом ДФС, де ви зареєстровані, щодо визнання електронних документів.
5. Повідомте своїх контрагентів про використання електронного документообігу.
6. Авторизуйтесь в своєму обліковому записі та починайте обмін електронними документами з бізнес-партнерами по всій Україні.

Дізнайся, як налаштувати обмін електронними документами саме для свого бізнесу: (044) 206-72-44, [email protected]