вгору

ЕДО talks. Випуск 12. Питання впровадження ЕДО та способи їх вирішення

25.03.2020

Електронний документообіг

Наші експерти з ЕДО підготували відео, присвячене страхам, які виникають у клієнтів перед впровадженням електронногодокументообігу на підприємстві. Так, наші експерти виокремили кілька основних питань, які на думку клієнтів, можуть стати перепоною на шляху до ЕДО та відповіли на них максимально детально:

безсистемність — відсутність чітких бізнес-процесів на підприємстві;

консервативність персоналу — звичка працювати з паперовими документами;

розподіл прав доступу до документів та функціонала сервісу;

необхідність створення індивідуальних первинних документів;

роумінг  — як працює обмін між користувачами різних програм.

Пропонуємо розглянути все, що розповіли наші знавці ЕДО у новому випуску.

 

Безсистемність

Під час безсистемного впровадження електронного документообігу на підприємствах, відбувається перенесення паперових документів в електронний формат. А тому будь-які недоліки у бізнес-процесах, які існували раніше, можуть негативно вплинути на реалізацію електронного документообігу. Через це підготовку до ЕДО слід розпочинати з чіткого планування всіх етапів його впровадження на підприємстві.

Саме безсистемність часто стає причиною виникнення паралельної маршрутизації паперового та електронного документообігу, що спричиняє порушення основних  принципів документообігу, зокрема принципу однократності у реєструванні документів. 

Так, юридично значущі електронні документи продовжують супроводжуватися  паперовими  копіями з «реальним  підписом». Варто розуміти,  що глобальною метою впровадження ЕДО є оптимізація роботи підприємства, а не просто «відмова від паперу». Існує багато варіантів зберігання ЮЗД в електронному вигляді — про них ви можете дізнатися в одному із попереднього випуску на каналі ЕДО talks: Зберігання електронних документів

 

Консервативність персоналу

Введення електронних документів у практику роботи підприємства тісно пов’язане з необхідністю реформування практичної роботи персоналу. Найчастіше перша реакція на впровадження ЕДО є позитивною, але коли настає час практичної перебудови бізнес-процесів, навчання персоналу роботі з електронними документами, то з’являється негативна реакція. 

Бухгалтер звик до паперових документів з власноручними підписами та мокрими печатками, які акуратно розподілені по теках і “надійно” зберігаються роками в шафі.

Першим помічником у вирішенні цього питання є сама держава, що на законодавчому рівні запроваджує електронний документообіг та сприяє розвитку  різноманітних онлайн-сервісів для громадян (Опендатабот, Дія, е-Малятко). Яскравим прикладом ініціативи з боку держави є реєстрація податкових накладних, до яких бухгалтери, попри консерватизм, вже давно звикли. 

Також вдалим способом вирішення проблеми консервативності є мотивація співробітників. Спробуйте зацікавити їх новими можливостями та зручностями, які надає ЕДО. Варто запровадити навчання, а для цього не потрібно витрачати кошти. Зокрема, ви можете скористатися безкоштовним контентом на нашому YouTube-каналі — ЕДО talks. Крім того, у вас є можливість залучити нашого сертифікованого спеціаліста, який детально все пояснить і продемонструє. 

 

Контроль доступу до документів

Окрім юридичного підґрунтя для впровадження ЕДО, необхідно забезпечити контроль доступу співробітників до електронних документів. Працює це так: ваш працівник, який відповідає за внесення у програму даних про надходження товару від постачальників, не повинен мати доступу до розрахунку зарплат чи форм бухгалтерської звітності. Тому розмежування доступу до функціонала дозволяє розподілити ролі співробітників відповідно до їхніх посадових обов’язків. 

У наших програмах, якими користується велика кількість працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу. Так, програма дозволяє співробітникові працювати лише з тими документами, які належать до його компетенції. 

 

Нетиповість первинних документів

Оскільки законодавством не передбачені стандартизовані бланки первинних документів, іноді організації потрібно надсилати своїм контрагентам нетипові первинні документи. Або може виникнути потреба внести деякі зміни до бланка, що вже існує, — наприклад, додати нове поле. У такому випадку можна скористатись спеціалізованими програмами, або замовити такий бланк у фахівців за окрему плату. Але, якщо ви є користувачем програми M.E.Doc, ви завжди можете скористатися вбудованим конструктором шаблонів. Цей інструмент дозволяє створювати первинні документи відповідно до індивідуальних потреб вашого бізнесу. 

Так ви маєте змогу створювати різноманітні акти, договори, рахунки, видаткові накладні. Водночас, після опублікування вашого документа на нашій платформі ПТАХ, ваші контрагенти також зможуть скористатися новим шаблоном.

 

Роумінг

Основна проблема, що виникає під час впровадження електронного документообігу, – це забезпечення роумінгу між усіма провайдерами ЕДО. Це означає, якщо ви працюєте в одній програмі, а ваш контрагент в іншій — слід подбати про те, щоб у вашого провайдера була можливість відправити документ контрагенту. Крім того, обмін документами у роумінгу не повинен вимагати від вашого контрагента встановлення додаткового ПЗ або реєстрації на декількох сервісах для ЕДО.

Наша компанія надає рішення у вигляді посилання на документ, яке контрагент може отримати на пошту або у будь-який месенджер, відкрити його та підписати своїм КЕП. 

Крім того, наша платформа ПТАХ відкрита для всіх провайдерів е-документообігу в Україні завдяки відкритому API. Так, кожен розробник може приєднати свій сервіс до нашої платформи і дати своїм клієнтам можливість вільно обмінюватись первинними документами з усіма контрагентами. 

 

Висновок

Наші експерти систематизували та виокремили п’ять основних питань, які можуть виникнути на етапах ухвалення рішення щодо впровадження ЕДО. Більшість із них вирішуються на рівні підприємства, завдяки правильному впровадженню та використанню електронного документообігу. Зокрема, основним є навчання персоналу та використання програмного і технічного забезпечення. Як бачимо, підстав боятися впровадження ЕДО немає. 

Нагадуємо, ви можете переглянути цей відеоматеріал на нашому каналі ЕДО talks — у зручному відеоформаті — Питання провадження ЕДО

 

ЕДО talks — переходьте, підписуйтесь та будьте в курсі всіх цікавих і важливих новин ЕДО в Україні.