Як підписувати електронну звітність за тимчасової відсутності головного бухгалтера?

Податківці нагадали про порядок підписання податкової звітності у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) керівника або головбуха (у т. ч. якщо обов’язки з ведення бухобліку покладено на керівника або головний бухгалтер уповноважений виконувати обов’язки керівника).

Нагадуємо нашим користувачам, що 07.11.2018 р. набрав чинності Закон України від 05.07.2017 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155). Через це Закон України від 22.05.2003 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» (далі – Закон № 852) втратив чинність.

До відома! До приведення законодавства у відповідність із Законом № 2155 закони України та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить Закону № 2155 (п. 7 розд. VII Закону № 2155).

Електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП) та посилений сертифікат відкритого ключа, що його підтверджує, видані до набрання чинності Законом № 2155, використовуються як кваліфікований електронний підпис та кваліфікований сертифікат електронного підпису до закінчення строку дії посиленого сертифіката відкритого ключа, але не пізніше 07.11.2020 р. Це визначено п. 5 розд. VII Закону № 2155. Аналогічно, до цієї дати визнаються електронні дані з накладеним ЕЦП, який підтверджено з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа, як електронні дані із створеним кваліфікованим підписом (п. 6 розд. VII Закону № 2155).

Подання електронних документів здійснюється платниками відповідно до норм Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок), на підставі Договору про визнання електронних документів (далі – Договір) шляхом надсилання заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів (далі – Заява про приєднання до Договору).

Платник створює електронні документи у встановлені строки із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням надійного засобу ЕЦП, керуючись Порядком, а також Договором (крім фізосіб, які не є самозайнятими особами). Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (-ів), електронної печатки (за наявності) (п. 3 розд. II Порядку).

Про інших осіб, яким делеговано право підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до Договору) автор повинен повідомити ДФС шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (далі – Повідомлення) в електронному вигляді (п. 11 розд. ІІІ Порядку).

Так, до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (-ів), якому (-им) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – ЕЦП підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою – електронна печатка (п. 12 розд. ІІІ Порядку).

Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є, зокрема, наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку. Це передбачено пп. 48.5.1 ПКУ. Тому, у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) керівника або головбуха, подаються посилені сертифікати відкритих ключів (кваліфіковані сертифікати відкритих ключів) шляхом направлення Повідомлення на всіх відповідальних осіб платника податків, які мають право відповідного підпису.

Відповідне роз’яснення розміщено в Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 135.03.

Про те, як отримати кваліфікований електронний підпис та що вказувати у Повідомленні про електронний підпис, якщо директор і бухгалтер в одній особі – дізнайтесь з Блогу бухгалтера. Приклади заповнення Повідомлення у разі надання інформації щодо електронної печатки для юросіб та ФОПів – дізнайтесь тут.