Особливості налаштування комплектів підписів: як це зробити?

У сьогоднішньому матеріалі мова піде про механізм налаштування індивідуального комплекту підписів, безпосередньо для Вашого підприємства та для Ваших підписантів.

Завдяки новому функціоналу Користувацьких налаштувань комплектів підписів можна створити комплект підписів для первинних документів за власними потребами. Перелік умов для комплектів підписів можна поєднувати та ефективно використовувати для всіх документів, як для вхідних так і для вихідних.

Користувацькі налаштування комплектів підписів забезпечують такі можливості:

• визначити пріоритети комплектів підписів при підписанні первинних документів;
• забезпечити наявність підпису на документі будь-якої з посадових осіб;
• визначити умови застосування комплекту підписів відповідно до внутрішніх положень підприємства.

Нагадаємо, що підписувати первині документи має право тільки особа, уповноважена на цю дію. Це регламентовано на законодавчому рівні Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV та наказом Мінфіну «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995р. №88, а також на рівні підприємства – наказами по підприємству.

Пропонуємо розглянути функціонал налаштування комплекту підписів покроково.

Крок 1. Створення користувацького налаштування комплекту підписів.

Для того, щоб створити користувацькі налаштування, необхідно в розділі Первинні документи, із запропонованого переліку обрати пункт Користувацькі налаштування комплектів підписів (рис. 1).

Рис. 1

І натиснути клавішу миші двічі. Після цього з’явиться вікно Налаштування підписів (рис. 2).

Рис. 2

У даному вікні для створення нового налаштування натисніть  або в головному меню оберіть Файл-Створити запис.

Крок 2. Внесення даних для налаштування нового комплекту.

Для внесення даних для налаштування нового комплекту необхідно заповнити поле Найменування, зазначивши назву нового комплекту. Радимо називати комплекти налаштувань так, щоб Ви могли легко знайти необхідний.

У полі Налаштування дії для необхідно зазначити для яких документів робиться дане налаштування (рис.3).

Рис. 3

• Всі документи - підписи будуть застосовуватись для всіх документів;
• Вхідні документи –підписи будуть застосовуватись для всіх вхідних документів підприємства;
• Вихідні документи – підписи будуть застосовувати для всіх вихідних документів.

Для того, щоб використовувалась автоматична обробка документів необхідно встановити позначку , при цьому автоматична обробка буде здійснюватись з налаштованих користувацьких комплектів підписів.

! У разі відсутності цієї позначки  автоматична обробка буде здійснюватись з комплекту підписів, налаштованих у розділі Адміністрування - Параметри системи - Підпис - Первинні документи.

Крок 3. Заповнення Переліку умов.

Перелік умов для кожного комплекту підписів містить такі параметри: (рис.4)

Рис. 4

Для того, щоб заповнити кожен з цих параметрів, необхідно натиснути кнопку  або двічі клікнути лівою кнопкою миші. Редагувати запис можна за допомогою кнопки .

Зазначимо, що у полях можливо обрати як одне значення, так і декілька значень одночасно.

Далі розглянемо кожну умову більш детально.

Поле Контрагент.

В даному полі відображаються значення із Довідника Контрагенти (ЄДРПОУ контрагента, від якого отримано/якому призначено документ, рис. 4.1).

Рис. 4.1.

Поле Ярлик.

В даному полі відображається значення ярлика, що встановлений для первинного документа, який обирається із Довідника.

Поле Тип документа.

У даному полі зазначається тип первинного документа, для якого створюється комплект підписів. Наприклад, акт виконаних робіт, договір, рахунок, накладна та інші документи. Тип первинного документу обирається з Довідника Тип документа (рис. 4.2).

Зазначимо, що у Довіднику Типу документів є можливість обрати одночасно декілька документів, наприклад, Акт, Накладну та Рахунок.

Рис. 4.2.

Поле Код документа.

У даному полі зазначається ідентифікатор форми документу, який можна обрати із Довідника Код документа (рис. 4.3).

Рис. 4.3.

Звертаємо увагу! У випадку  коли поле Тип документу не буде відповідати полю Код документу програма видасть повідомлення про помилку (рис. 4.4). Наприклад, Тип документу – Акт виконаних робіт, для якого встановлено код документу PD010404, а обрано код 103, що відповідає документу – Рахунок-фактура. Щоб уникнути таких повідомлень, радимо Вам, уважно обирати Код документу.

Рис. 4.4.

Поле Сума по документу.

В даному полі зазначається діапазон сум від мінімальної до максимально допустимої суми документа, в межах якої буде діяти відповідний комплект підписів (рис. 4.5).

Рис. 4.5.

Крок 4. Заповнення Переліку підписантів.

Поле  заповнюється за допомогою кнопки . З’явиться довідник Підписантів, у якому необхідно обрати підписанта для конкретного типу документу (рис. 5).

Рис. 5.

Також необхідно додати співробітника, який буде виконувати підписання, натиснувши кнопку  та обравши з Довідника Співробітників відповідальну особу (рис. 6).

Рис. 6.

Увага! Для типів підписів Директор та Бухгалтер вибір підписантів здійснюється із Реєстру сертифікатів (рис. 6.1).

Після обрання підписантів для конкретного документу або переліку документів у правій частині відобразиться схема підписантів (рис. 6.2).

Рис. 6.2.

Важливо! При налаштування типу підпису Печатка вибір підписантів здійснюється із Реєстру сертифікатів.

Зверніть увагу! У разі потреби змінити порядок підписів оберіть тип підпису зі списку та натисніть кнопки . Порядок підписів зі списку визначає, у якому порядку підписи накладатимуться на документ.

У лівій частині вікна Налаштування підписів будуть відображатись всі створені Користувацькі налаштування (рис. 7).

Рис. 7.

Після заповнення всіх параметрів вікно Налаштування підписів матиме такий вигляд (рис. 8).

Рис. 8.

Не забудьте зберегти внесені дані . Ім'я комплекту підписів з’явиться на панелі Найменування.

Зауважимо, що у разі коли у попередніх версіях програми були виконані налаштування комплектів підписів типів:

• Первинні документи – Акти;

• Первинні документи – Рахунки;

• Первинні документи – Видаткові накладні;

• Первинні документи – Інші

Після встановлення оновлення ці налаштування будуть автоматично перенесені у розділ Користувацькі налаштування комплектів підписів.

У даному матеріалі, як приклад, ми зробили користувацьке налаштування комплектів підписів для Акту виконаних робіт (рис.8). Отже, всі документи (вхідні та вихідні) з типом документу Акт виконаних робіт та з діапазоном сум по документу від 50000 грн до 150000 грн, будуть підписуватись комплектом підписів: відповідальна особа, бухгалтер, директор.

Порада від M.E.Doc! Виділіть декілька хвилин  і зробіть перші налаштування, щоб в подальшому не робити механічну роботу та не витрачати час під час підписання типових документів.