Електронний документообіг з ДФС

Електронний документообіг з контролюючими органами – сучасний та зручний інструмент для суб’єктів господарювання. Цей інструмент, насамперед, дозволяє зекономити час та кошти платників. Немає необхідності відвідувати податкову, купувати різні бланки звітності, слідкувати за їх оновленням тощо.

Правильно сформувати звітність та відправити її засобами електронного зв’язку до органу ДФС вам допоможе спеціальне програмне забезпечення (наприклад, М.E.Doc). При цьому потрібно, щоб виконувались деякі обов’язкові вимоги. Які саме – пропонуємо ознайомитися в нашому матеріалі.

Обов’язкові реквізити

Нагадаємо, первинні документи можуть вестись як в електронному, так і в паперовому вигляді (звісно, краще це робити в електронній формі). Це передбачено законодавством України, зокрема, Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996).

Обов’язкові реквізити – це те, що об’єднує облікові документи (як первинні, так і зведені) незалежно від форми їх складання. До них відносяться (ч. 2 ст. 9 Закону № 996):

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг  господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади відповідальних осіб;
• особистий підпис.

В електронному документі особистий підпис відповідальної особи замінює його електронний аналог – електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 12 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003 р. № 851-IV, далі – Закон № 851).

Отже, оформлення електронного документа здійснюється за загальними правилами документування.

Оригінал електронного документа та його юридична сила

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т. ч. з електронним підписом автора. Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Це передбачено ст. 7 Закону № 851.

Увага! У деяких випадках електронний документ не може бути застосовано як оригінал (ст. 8 Закону № 851). Це стосується:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Зауважимо! Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851).

Крім того, електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить всі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ. Це, зокрема, підтвердили податківці у листах від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15, 03.03.2017 р. № 4451/6/99-99-14-03-03-15.

Як почати електронний документообіг з ДФС

Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557).

Для подання електронної звітності до органів ДФС спочатку слід укласти Договір про визнання електронних документів (далі – Договір) шляхом приєднання до нього на підставі Заяви про приєднання до Договору.

Юридичні особи та самозайняті особи мають подати Заяву про приєднання до договору (J/F1392001) в електронному вигляді та встановленому форматі в ДФС та отримати відповідні підтвердження про її прийняття у вигляді другої квитанції (див. розд. III Порядку № 557). Після отримання підтверджень договір вважається укладеним, та суб’єкти господарювання набувають статусу суб’єкта електронного документообігу (СЕД).

Зверніть увагу! Заява направляється платником податку лише один раз. Після приєднання до Договору платника податків включають в систему подання документів в електронному вигляді до територіального органу ДФС, що дає можливість надсилати звіти в електронному вигляді. Договір є чинним, допоки не закінчиться термін дії електронного підпису, яким він був підписаний. Докладніше про те, що потрібно для укладання договорів про визнання електронних документів, та особливості заповнення повідомлення про електронний підпис – читайте у Блозі бухгалтера.

Особливості електронного документообігу

Перший крок до електронного документообігу з контролюючим органом зроблено – Договір про визнання електронних документів укладено. Тепер можна направляти до ДФС різноманітні електронні документи та звітність.

Документообіг з ДФС може здійснюватися в рамках:

• подання звітності;
• отримання витягів на запити;
• реєстрації первинних документів: акцизних та податкових накладних, товарно-транспортних накладних на переміщення спирту етилового/алкогольних напоїв тощо.

Можливі формати файлів

Законодавчо встановлено застосування обов’язкових форматів електронних документів та документообігу в органах державної влади – як приймання, так і передача електронних даних повинні відповідати затвердженим Вимогам Мін’юсту: можливо використання лише XML-документів за еталонною XML-схемою (XML – eXtensibleMarkupLanguage), при цьому візуальне відображення здійснюється тільки у PDF-форматі.

Також ці вимоги поширюються на електронні документи підприємств усіх форм власності, що підлягають постійному та тривалому зберіганню (навіть якщо ці документи не передаються органам державної влади).

Створення електронних документів у форматі XML можливо у спеціальному програмному забезпеченні, що дозволяє користувачам просто заповнити необхідні дані, а файл відповідної структури формується автоматично.

Електронна звітність

Нагадаємо, що електронні формати документів знаходяться на сайті ДФС у розділі Реєстр форм електронних документів. Передбачено різні ідентифікатори для звітності:

• юридичних осіб (починаються на “J”);
• фізичних осіб (починаються з “F”).

Документи можуть подаватись як окремими файлами, так і пакетом. Пакетом подається звітність, яка включає додатки. Сформований XML-файл основного документа пакета містить посилання на всі створені додатки, і відповідно, у всіх додатках є посилання на основний документ.

Увага! Якщо основний документ або додаток до основного документа не прийнятий ДФС (отримано квитанцію з результатами обробки про неприйняття), весь пакет звітних документів вважається неприйнятим.

Розглянемо основні кроки суб’єкта господарювання, який бажає подати електронну звітність:

1. Створити в обраному програмному забезпеченні новий звіт у затвердженому ДФС форматі (наприклад, в М.E.Doc або веб-сервіс СОТА).

2. Завірити документ підписами відповідальних осіб (наприклад, бухгалтера та директора) та підписом електронної печатки (якщо вона є в наявності).

3. Здійснити шифрування документа (як правило, у програмному забезпеченні це здійснюється автоматично разом з накладанням останнього підпису).

4. Надіслати створений, підписаний та зашифрований звіт до контролюючого органу.

Наступні дії в обробці звітів не залежать від суб’єктів господарювання, їх здійснює ДФС та надсилає результати до власника звіту:

5. В ДФС здійснюється автоматична перевірка отриманого звіту, про результати якої суб’єкту господарювання надсилається квитанція №1. (Автоматична перевірка включає перевірку електронних підписів, загального формату файла, наявність приєднання до Договору, наявність обов’язкових реквізитів).

Зазвичай така квитанція надходить протягом 2-х годин з часу отримання звіту ДФС або протягом перших 2-х годин наступного операційного дня. Якщо не отримали квитанцію № 1 – електронна звітність вважається не прийнятою ДФС.

6. Якщо звіт пройшов первинну автоматичну перевірку - контролюючим органом далі ретельно перевіряється звіт та автору звіту надсилається квитанція №2. Квитанція №2 містить або підтвердження про прийняття, або відмову із зазначенням відповідних причин.

Квитанція № 2 формується не пізніше наступного робочого дня з моменту формування квитанції № 1 (при прийнятті електронної звітності).

! За наявності квитанції № 2 датою та часом реєстрації електронної звітності вважається дата та час, зафіксовані у квитанції № 1.

Таким чином, після відправлення звітності ви повинні отримати квитанцію № 1 та квитанцію № 2. У програми М.E.Doc про стан звіту можна дізнатися на панелі вкладок (рис. 1), а також в Реєстрі звітів (рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

У веб-сервісі СОТА отримання квитанцій відображатиметься так (рис. 3, 4).

Рис. 3

Рис. 4

Якщо після відправлення звіту з якихось причин квитанції не надійшли, необхідно відправити той самий звіт ще раз. При цьому не потрібно робити копію звіту і змінювати назву.

Здається, що все просто, і отримання позитивної квитанції № 2 означає прийняття електронної звітності. Але, на жаль, трапляються випадки, коли і після підтвердження прийняття (шляхом формування квитанції №2) ДФС протягом 5 робочих днів може відмовити у прийнятті звітності на підставі пп. 49.11.1 Податкового кодексу України та надіслати письмове повідомлення про відмову.

Зазначимо, що така відмова, створена після отримання позитивної квитанції про прийняття звітності, протирічить нормам Порядку № 557. В цій ситуації суди стають на бік платника податків.

Найчастіше звітність передбачає наступні форми: звітна (перше подання), звітна нова (другий та наступні примірники, надіслані до закінчення терміну надання) та уточнююча (подається після закінчення терміну надання).

До відома! Якщо до ДФС надіслано кілька примірників одного електронного документа у формах звітна та нова звітна (наприклад, у випадку виправлення звітності), оригіналом вважається останній, надісланий до граничного строку його подання, документ (за умови, що він має правильно сформований та зареєстрований, про що отримано квитанцію № 2).

Первинні документи

В рамках документообігу з ДФС, окрім звітності, дуже важливим є блок первинних документів, що відповідно до законодавства можуть формуватися лише в електронній формі та підлягають обов’язковій реєстрації в контролюючих органах. На сьогоднішній день до таких первинних документів відносяться:

• податкові накладні;
• акцизні накладні;
• товарно-транспортні накладні на переміщення спирту етилового та алкогольних напоїв.

Для кожного виду вказаних первинних документів існує законодавчо затверджений порядок ведення відповідних реєстрів та реєстрації в них первинних документів: Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, Порядок ведення Єдиного реєстру акцизних накладних, Порядок ведення Єдиного реєстру товарно-транспортних накладних на переміщення спирту етилового та алкогольних напоїв.

Зазначимо, що є невелика відмінність в алгоритмах надання звітності та реєстрації первинних документів в ДФС. Як було вказано вище, для звітності на 5 кроці автор звіту отримує від ДФС квитанцію №1, а на наступному - квитанцію №2, яка і є підтвердженням прийняття даного звіту. Для первинних документів суб’єкт господарювання отримає від ДФС лише одну квитанцію, яка і засвідчує прийняття (тобто включення до відповідного реєстру) чи неприйняття документа.

Кожному бухгалтеру відомо, що процес створення та реєстрації цих накладних займає багато часу. Є декілька спеціальних ресурсів, які в тій чи іншій мірі допомагають користувачам здійснити реєстрацію цих документів. Але, на відміну від інших, програма М.E.Doc пропонує своїм користувачам повністю автоматизований процес від їх створення до реєстрації та обміну з ДФС та контрагентами.

Запити

За допомогою електронного документообігу до ДФС можна не лише надсилати електронну звітність та первинні документи, а й отримувати від ДФС витяги та іншу важливу інформацію у відповідь на створені запити. Перелік електронних форм (сервісних запитів) знаходиться на сайті ДФС.

Алгоритм отримання інформації є простим:

1. Необхідно створити, підписати, зашифрувати та надіслати до ДФС запит на одержання необхідної інформації за встановленою формою аналогічно порядку надсилання звітів.
2. Отримати від ДФС квитанцію №1, що засвідчує проходження автоматичної перевірки форми запиту.
3. Дочекатися від ДФС вхідний файл з потрібною інформацією.

Розглянемо, що ми отримаємо як результат відправлення запиту та як це відображається у М.E.Doc (рис. 5, 6).

Рис. 5

Результатом обробки електронного запиту буде прикріплений до нього витяг.

Рис. 6

Як це виглядатиме у СОТА – див. на рис. 7 та 8.

Рис. 7

Рис. 8

Слідкуйте за нашими публікаціями, щоб завжди бути в курсі останніх новин!

Також ознайомтесь у Блозі бухгалтера з матеріалом про первинні документи в бухгалтерському обліку.