Факсимільний підпис на первинці: чи є порушення?

Як відомо, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань. Такий облік ведеться на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів. Це визначено абз. першим п. 44.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Крім того, платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених вищезазначеними документами.

Основними нормативними актами, які встановлюють вимоги до форми та змісту первинних документів в бухобліку, є:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996).

2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені ч. другою ст. 9 Закону № 996, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України. Зокрема, до обов’язкових реквізитів відносяться особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Відповідно до абз. першого п. 2.1 Положення № 88 первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Такі документи мають бути підписані особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

При цьому, використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства (п. 2. 5 Положення № 88).

Звернемось до законодавства. Нормами ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Отже, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України.

Про це інформують податківці Південного міжрегіональне управління ДПС по роботі з ВПП.

Більше корисних матеріалів читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.