Формування та передача стандартного аудиторського файлу SAF-T UA до ДПС: 10 запитань-відповідей

Нагадуємо нашим читачам, що запровадження обов’язкового подання ВПП на запит контролюючого органу під час проведення перевірки стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA) та його аналіз за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення з використанням сучасних методик аудиту передбачено з 01 січня 2023 р. 

Запровадження обов’язкового подання усіма ВПП стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA) передбачається з 01 січня 2025 р. (за умови прийняття відповідних змін до податкового законодавства). Про це ми повідомляли тут. 

Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі про проведенні документальної перевірки затверджено наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. № 1393, зі змінами (далі – Порядок), на виконання вимог п. 85.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Про деякі аспекти формування стандартного аудиторського файлу SAF-T UA читайте тут.

Наразі розглянемо найбільш поширені питання платників податків щодо формування та надання стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA). 

Питання 1. Якщо підприємство не має технічної можливості надати інформацію в електронному вигляді, чи можна буде її надати на зйомних носіях, або в будь-який інший спосіб? 

Відповідно до п. 3.5 розд. ІІІ Порядку електронні документи (інформація) ВПП надсилаються до контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку. 

Пунктом 3.6 розд. ІІІ Порядку передбачено, що при прийманні електронних документів (інформації) ВПП від платника податків контролюючим органом здійснюється їх розшифрування, перевіряється кваліфікований електронний підпис, визначається відповідність електронного документа (інформації) ВПП, надісланого засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженому формату. 

При надходженні електронних документів (інформації) ВПП засобами телекомунікаційного зв’язку здійснюється також їх автоматизована перевірка відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557). 

При цьому, п. 3.8 розд. III Порядку передбачено, що у випадку виникнення у посадових осіб контролюючого органу під час проведення перевірки необхідності у розгляді і дослідженні електронних документів (інформації) ВПП, не наданих платником податків, ВПП зобов’язаний забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до електронних документів (інформації) ВПП за місцезнаходженням платника податків та його підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або додатково надати електронні документи (інформацію) ВПП, що належать або пов’язані з предметом перевірки, на вимогу контролюючого органу, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, в порядку та обсязі, визначених у цьому запиті. 

Отже, можливість надання SAF-T UA на зйомних носіях Порядком не передбачена. 

Питання 2. Чи можливо буде надавати інформацію в іншому форматі, наприклад, у форматі «xls» та ін.? 

У п. 3.2 розд. III Порядку зазначено, що ВПП відповідно до п. 85.2 ПКУ зобов’язаний також надати електронні документи (інформацію) ВПП з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, у встановленому цим пунктом форматі. 

Електронні документи (інформація) ВПП надаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), який представляє собою електронний файл стандартизованої структури, що містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період. Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) наведена у додатку до цього Порядку. 

Таким чином, можливість надання SAF-T UA в іншому форматі (наприклад, у форматі «xls») Порядком не передбачена. 

Питання 3. Інформація повинна надаватися в повному обсязі згідно зі структурою аудиторського файлу, або запити податкового органу будуть стосуватися окремої конкретної інформації (про запаси, основні засоби, товар, по окремому контрагенту тощо)? 

Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (SAF-T UA) наведена у додатку до Порядку. 

Початок та кінець періоду, за який формується SAF-T UA, визначаються в запиті контролюючого органу. 

На сьогодні Порядок передбачає надання SAF-T UA відповідно до повної структури, наведеної в додатку до Порядку. 

Питання 4. В яких випадках заповнюється Підрозділ 3.1. «Бухгалтерські операції»? У яких випадках його заповнення не вимагається? 

У підрозд. 3.1 «Бухгалтерські операції» розд. III «Журнал бухгалтерських записів» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень суб’єкта господарювання в розрізі кожної окремої господарської операції з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкриваються дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення. 

Для всіх елементів даного підрозділу в стовпчику «Обов’язковість заповнення» наявна позначка «*». Це означає, що показники (інформація) повинні обов’язково бути заповнені. 

Питання 5. Чи будуть відхилені контролюючим органом електронні документи (інформація), якщо не всі показники (інформація) будуть заповнені у відповідних розділах стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA)? Чи затверджений перелік підстав для відхилення електронних документів (інформації) у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA)? 

Згідно з п. 3.6 розд. ІІІ Порядку при прийманні електронних документів (інформації) ВПП від платника податків контролюючим органом здійснюється їх розшифрування, перевіряється кваліфікований електронний підпис, визначається відповідність електронного документа (інформації) ВПП, надісланого засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженому формату. 

При надходженні електронних документів (інформації) ВПП засобами телекомунікаційного зв’язку здійснюється також їх автоматизована перевірка відповідно до Порядку № 557. 

Автоматизована перевірка електронного документа включає (п. 7 розд. ІІ Порядку № 557): 

• перевірку правового статусу кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до ч. другої ст. 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»; 
• перевірку обов’язковості та послідовності накладання на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки підписувачів у встановленому порядку; 
• перевірку відповідності електронного документа затвердженому формату (стандарту); 
• перевірку наявності обов’язкових реквізитів; 
• перевірку права підпису електронного документа підписувачем. 

Згідно з п. 3.7 розд. ІІІ Порядку підтвердженням прийняття та реєстрації або відхилення контролюючим органом електронних документів (інформації) ВПП є повідомлення, яке направляється платнику податків у вигляді електронного документа засобами телекомунікаційного зв’язку. У разі неодержання від контролюючого органу протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв’язку для одержання від адресата відповідного повідомлення. 

У разі одержання від контролюючого органу повідомлення про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Підтвердження факту одержання від контролюючого органу повідомлення щодо електронного документа (інформації) ВПП не здійснюється. 

Питання 6. Чи може бути встановлений контролюючим органом більш тривалий строк для надання документів (інформації), а ніж встановлений в Порядку № 1393 (2 робочих дня), приймаючи до уваги специфіку роботи підприємства та значний обсяг документів (інформації)? 

Пунктом 85.2 ПКУ передбачено, що платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки. 

При цьому ВПП на запит контролюючого органу зобов’язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту. 

При цьому, відповідно до ст. 77 ПКУ план-графік документальних планових перевірок на поточний рік оприлюднюється на офіційному сайті центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, до 25 грудня року, що передує року, в якому будуть проводитися такі документальні планові перевірки. 

Крім того, право на проведення документальної планової перевірки платника податків надається лише у випадку, коли йому (його представнику) не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки надіслано (вручено) у порядку, визначеному ст. 42 ПКУ, копію наказу про проведення документальної планової перевірки та письмове повідомлення із зазначенням дати початку проведення такої перевірки. 

Таким чином, при проведенні документальних планових перевірок платник податків має об’єктивну можливість завчасно почати формувати SAF-T UA, якщо специфіка роботи підприємства та значний обсягу документів (інформації) потребує більшого часу, ніж два робочих днів для підготовки та надання SAF-T UA. 

Питання 7. У який термін мають бути повторно надіслані платником податків документи (інформація), якщо від контролюючого органу одержано повідомлення про відхилення електронного документа (інформації)? 

У разі одержання від контролюючого органу повідомлення про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа (абз. другий п. 3.7 розд. ІІІ Порядку). 

При цьому, відповідно до п. 3.8 розд. ІІІ Порядку у випадку виникнення у посадових осіб контролюючого органу під час проведення перевірки необхідності у розгляді і дослідженні електронних документів (інформації) ВПП, не наданих платником податків, ВПП зобов’язаний не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, в порядку та обсязі, визначених у цьому запиті: 

• забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до електронних документів (інформації) ВПП за місцезнаходженням платника податків та його підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або 
• додатково надати електронні документи (інформацію) ВПП, що належать або пов’язані з предметом перевірки, на вимогу контролюючого органу. 

Питання 8. Чи визначені технічні вимоги та специфікація стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA)? 

Для зручності формування стандартного аудиторського файлу великими платниками податків, ДПС оприлюднено Детальний технічний опис елементів SAF-T UA та Додаток до Детального технічного опису елементів SAF-T UA. 

Ознайомитись з вказаними вище файлами, з можливістю їх вивантаження, можна на вебпорталі ДПС у рубриці «Електронна звітність» за посиланням: https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/xsd-viznachennya-shemi-xml. 

Також повідомляємо, що з презентацією технічного опису стандартного аудиторського файлу SAF-T UA для розробників та постачальників ERP систем та програм бухгалтерського обліку можна ознайомитись у рубриці «Новини» за посиланням: https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/590494.html. 

Питання 9. Чи буде реалізована можливість передачі SAF-T UA файлу засобами «Електронного кабінету»? 

Для реалізації можливості завантаження платниками податків стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), ДПС доопрацьовано Електронний кабінет платника, що дає можливість завантажувати великими платниками податків стандартний аудиторський файл (SAF-T UA) у форматі XML. 

Питання 10. Чи має платник податків надавати на запит контролюючого органу документи (інформацію) у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA) за періоди до 27.08.2021? 

Зміни до Порядку, внесені наказом Мінфіну від 15.09.2020 р. № 561, які визначають загальні принципи організації надання SAF-T UA ВПП до контролюючих органів при проведенні документальної перевірки, формат і структуру таких документів, набрали чинності з 27.08.2021 р. 

Отже, обов’язок щодо надання ВПП під час проведення перевірки документів в електронній формі у вигляді SAF-T UA виникає на підставі п. 85.2 ПКУ у разі отримання запиту контролюючого органу з цієї дати. 

Початок та кінець періоду, за який формується SAF-T UA, визначаються в запиті контролюючого органу. 

При запиті SAF-T UA будуть враховуватись практичні аспекти формування, подання та обробки файлу (наприклад, запит файлів за періодами: мінімальний період – місяць; максимальний період – період перевірки). 

Про це повідомила ДПСУ.