Обов’язкові вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії - роз’яснення від Мін’юсту

На Урядовому порталі оприлюднено роз'яснення Мін’юсту щодо обов’язкових вимог до документів, які подаються для вчинення нотаріальних дій. 

Перед візитом до нотаріуса, щоб уникнути неприємностей і не витрачати час на виправлення помилок, варто знати про основні вимоги до документів, які потрібно подати для нотаріальної дії. 

Основні вимоги викладені у ст. 47 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. № 3425-ХІІ та у гл. 8 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юcту від 22.02.2012 р. № 296/5. 

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які: 

• не відповідають вимогам законодавства; 

• містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи; 

• мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення; 

• тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження; 

• написані олівцем. 

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації (у разі наявності) чи особи, яка видала документ.  

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене. 

Також не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи (у разі наявності), яка видала документ (крім випадків, коли такі документи видані (отримані) за допомогою єдиних та державних реєстрів, відомості яких обов’язково використовуються нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії). 

Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко.  

Дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними ЄДР юридичних осіб, ФОП та громадських формувань - без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місце проживання та ідентифікаційний номер за даними Держреєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, - із зазначенням дати їх народження. 

Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 04.11.2009 № 2053/5. 

Інформаційна довідка про перевірку спеціального бланка нотаріального документа долучається до примірника нотаріального документа, який зберігається у справах нотаріуса. 

Бланки, відомості про витрачання яких були внесені до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вважаються перевіреними для вчинення наступних (за реєстровими номерами) нотаріальних дій. 

Про те, як отримати дублікат нотаріальних документів читайте в Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.