Оформляємо працівника правильно: роз'яснення від Держпраці

Управління Держпраці у Житомирській області відповіло на питання щодо оформлення працівників. Розповідаємо про всі тонкощі оформлення працівників.

Коли треба укладати трудовий договір?

У відносинах працівник - роботодавець завжди укладається трудовий договір. Однак, є такі випадки коли роботодавці укладають з працівниками цивільно-правові угоди, а не трудові. Проте тут роботодавець обирає сам, а працівник може погодитись чи ні. Цивільно-правова угода про надання послуг укладається в разі співпраці з незалежним підрядником або особою, яка забезпечує себе роботою самостійно, тобто займається підприємницькою діяльністю або веде бізнес.

Працівником є особа:

• яку призначають на посаду з певними обов’язками, режимом роботи та визначеним робочим часом;
• яка контролюється роботодавцем (як, коли і де вона виконує роботу);
• яка отримує фіксовану погодинну, щотижневу або місячну зарплату;
• якій сплачується за процес праці, а не за її результат;
• якій надаються матеріали та обладнання для виконання роботи;
• яка має вихідні дні та оплачувані відпустки тощо.

Чи відрізняються правила оформлення працівників для юросіб, фізосіб чи ФОПів?

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців. Він включає три основні кроки:

• укладення трудового договору;
• оформлення наказу про прийняття на роботу;
• повідомлення Державної податкової служби.

Які документи повинен надати працівник?

Для укладання трудового договору працівник має надати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• індивідуальний податковий номер;
• трудову книжку (за наявності).

Якщо це необхідно для роботи, роботодавець може попросити надати документи про освіту, довідку про стан здоров’я тощо.

Чи обов’язково укладати письмовий трудовий договір?

Трудовий договір можна укласти як в усній, так і в письмовій формі.

Однак, письмова форма укладання такого договору є обов’язковою:

• коли на цьому наполягає працівник;
• при організованому наборі працівників;
• при роботі в районах з особливими природними умовами та високим ризиком для здоров’я (наприклад, радіоактивно забруднена територія);
• при укладенні контракту;
• при укладенні договору з неповнолітнім;
• якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізична особа;
• для працівників релігійних організацій;
• для працівників, які проходять альтернативну службу;
• для працівників, які беруть участь у громадських роботах;
• для працівників фермерських господарств;
• при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу;
• в інших випадках, передбачених законодавством.

В інших випадках може бути укладено договір в усній формі. Для цього працівнику потрібно написати заяву про прийняття на роботу на ім’я керівника. В свою чергу, керівник ставить на заяві своє рішення.

За якою формою укладається трудовий договір?

Якщо ви фізична особа або приватний підприємець, ви повинні використовувати затверджену форму.

Якщо ви юридична особа, можете використовувати довільну форму договору, зазначивши:

• трудові обов’язки працівника;
• режим роботи і відпочинку;
• пільги, гарантії, компенсації;
• умови оплати праці та умови преміювання;
• доплати, надбавки та інше.

Трудовий договір може бути:

• безстроковим;
• на визначений строк;
• на час виконання певної роботи.

Після укладення трудового договору роботодавець має видати наказ або розпорядження про прийняття працівника на роботу.

Що робити після укладення договору?

Роботодавець зобов'язаний повідомити про прийняття працівника на роботу органи ДПС.

Важливо пам’ятати:

• повідомлення подається до початку роботи працівника за затвердженою формою;
• це робить власник бізнесу, уповноважена ним особа або фізична особа за місцем їхнього обліку як платників ЄСВ;
• повідомлення можна подати в електронній або паперовій формі;
• надану інформацію вносять до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб.

Про те, чи заповнювати дату прийняття на роботу у додатку 4ДФ, у разі прийняття працівника за внутрішнім сумісництвом, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.