Податкова накладна: все, що необхідно знати?

У цьому матеріалі ми поговоримо про податкову накладну. Без неї не обійтися, оскільки це важливий документ, який підтверджує факт здійснення господарської операції та є підставою для нарахування ПДВ. 

Розглянемо такі питання: 

• Що таке податкова накладна? 
• Які є підстави для складання ПН?  
• З чого складається ПН? 
• Які терміни реєстрації ПН? 
• Яка передбачена відповідальність за нескладання та нереєстрацію ПН? 
• Підсумок. 

Що таке податкова накладна? 

Податкова накладна (ПН) – ключовий документ у роботі платників ПДВ. Її складають під час продажу товарів чи послуг і обов’язково реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Складається вона особою, зареєстрованою як платник податку в контролюючому органі. Така особа обов'язково повинна мати індивідуальний податковий номер платника ПДВ. 

Головна мета – зафіксувати суму ПДВ, яку продавець має сплатити до бюджету, і підтвердити право покупця на податковий кредит. 

Які є підстави для складання ПН? 

Податкова накладна складається на дату виникнення податкових зобов'язань постачальника (продавця), крім випадків, передбачених Податковим кодексом України (ПКУ).  

Зокрема, ПН складається: 

• на кожне повне або часткове постачання товарів/послуг (як для платників ПДВ, так і для неплатників ПДВ, якщо операція є об'єктом оподаткування ПДВ); 
• на суму коштів, що надійшли на рахунок у банку / небанківському надавачу платіжних послуг як аванс; 
• при постачанні для власних потреб (якщо товар використовується не за призначенням); 
• при отриманні передоплати за товари чи послуги. 

Крім того, ПН складається за щоденними підсумками операцій (якщо не було складено окремих ПН на ці операції): 

• при постачанні товарів або послуг за готівку кінцевому споживачеві (який не є платником ПДВ), розрахунки за які проводяться через касу/РРО або програмні РРО, або через банк, небанківського надавача платіжних послуг чи платіжний пристрій (безпосередньо на рахунок постачальника); 
• у разі видачі транспортних квитків, готельних рахунків або рахунків, які виставляються платнику податку за послуги зв'язку, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер постачальника (продавця), за винятком тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами; 
• при наданні платнику податку касових чеків, що містять суму поставлених товарів або послуг, загальну суму нарахованого податку та фіскальний і податковий номер постачальника. 

Для спрощення документообігу та обліку податкових операцій складається Зведена податкова накладна. Це особлива форма податкової накладної, яка об'єднує декілька операцій. Правила її заповнення, як і звичайної ПН, регулюються Порядком № 1307. 

Зведена ПН складається у разі:  

• постачання товарів або послуг, які мають безперервний або ритмічний характер; 
• постачання товарів, якщо фактична ціна постачання менша ніж мінімальна база оподаткування ПДВ; 
• постачання товарів, послуг, необоротних активів, придбаних або виготовлених з ПДВ, якщо вони призначені для використання або починають використовуватися в операціях, що не оподатковуються. 

З чого складається податкова накладна? 

Податкова накладна має затверджену форму, визначену наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. №1307. Як і будь-який первинний документ, вона включає низку основних реквізитів, зокрема: 

• Номер та дата накладної; 
• Ідентифікаційний код продавця та покупця; 
• Найменування та код товару/послуги згідно з УКТ ЗЕД; 
• Кількість та одиниця виміру товару/послуги; 
• Ціна без ПДВ; 
• Сума ПДВ, що підлягає сплаті; 
• Загальна сума з ПДВ; 
• Підпис уповноваженої особи та печатка; 
• Відомості про надані пільги. 

ПН складається з заголовної частини та табличної, яка містить розділ А та розділ Б, та двох додатків, що виконують роль окремих самостійних форм. А саме: 

• Додаток 1 - Додаток до податкової накладної; 

Заповнюється у разі здійснення часткової поставки товарів або послуг, якщо частка товару не має відокремленої вартості та містить перелік (номенклатуру) частково поставлених товарів. Наприклад, поставка частини меблевого гарнітура, на який установлено єдину ціну.  

• Додаток 2 - Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної. 

Заповнюється у разі внесення змін та/або виправлення помилок до вже складеної і зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної. 

В Україні з 1 січня 2015 року ПН складаються і реєструються виключно в електронному вигляді через систему електронного документообігу. Це дозволяє автоматично відправляти накладні до ЄРПН і значно спрощує процес адміністрування ПДВ. 

В програмі M.E.Doc користувачі завжди мають актуальну форму ПН та Розрахунку коригування (РК) з додатками: 

Окрім готової форми, в M.E.Doc є зручні контролі та підказки, які допоможуть вам правильно заповнити документ та мінімізувати можливість помилок. 

Які терміни реєстрації ПН? 

Згідно з вимогами ПКУ усі податкові накладні (в т. ч. розрахунки коригування і зведені ПН) підлягають реєстрації в ЄРПН. 

Зауважимо, що на період воєнного стану строк реєстрації ПН подовжили: 

Яка передбачена відповідальність за нескладання та нереєстрацію ПН? 

Невиконання вимог щодо складання, реєстрації та коригування податкових накладних може призвести до накладання штрафів і пені. 

Тимчасово, протягом дії воєнного стану та 6 місяців після його припинення або скасування, штраф за порушення платниками ПДВ граничного строку для реєстрації ПН/РК в ЄРПН, встановлюється у розмірах:  

• до 15 календарних днів – 2% суми ПДВ, зазначеної в таких податкових накладних/розрахунках коригування (було 10%); 
• від 16 до 30 календарних днів – 5% такої суми ПДВ (було 20%); 
• від 31 до 60 календарних днів – 10% такої суми ПДВ (було 30%); 
• від 61 до 365 календарних днів – 15% такої суми ПДВ (було 40%); 
• на 366 і більше календарних днів – 25% такої суми ПДВ (було 50%). 

Підсумок 

• Податкова накладна - це важливий документ для будь-якого суб'єкта господарювання, що працює з ПДВ.  
• Вона забезпечує правильність обліку ПДВ, що дозволяє коректно нараховувати податкові зобов'язання.  
• ПН є підставою для формування податкового кредиту. 
• Є основою для контролю податкових органів за діяльністю платників податків. 

Нормативні документи: 

1. Податковий кодекс України (далі - ПКУ); 

2. Закон України «Про внесення змін до розділу XX "Перехідні положення" Податкового кодексу України щодо відновлення обмеження перебування грального бізнесу на спрощеній системі оподаткування» від 12.01.2023 р. № 2876-IX (далі - Закон № 2876); 

3. Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.1991 р. № 959-ХІІ; 

4. Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей експорту окремих видів товарів у період дії воєнного стану» від 09.05.2024 р. № 3706-ІХ; 

5. наказ Мінфіну «Про затвердження форми податкової накладної та Порядку заповнення податкової накладної» від 31.12.2015 р. № 1307 (далі - наказ № 1307). 

Корисні посилання: 

• Строки реєстрації ПН та РК в ЄРПН на час воєнного стану; 
• Про нові строки реєстрації ПН/РК в ЄРПН та штрафи за їх порушення - від ДПСУ; 
• Несвоєчасна реєстрація ПН зі ставкою ПДВ 0%: чи оштрафують? 
• Дата складання ПН при РЕЗ; 
• РЕЗ: особливості здійснення та оподаткування ПДВ операцій з експорту окремих видів товарів.