Витрати у відрядженні: якими документами підтвердити?

Нагадуємо, що Законом України від 12.01.2023 р. № 2888-ІХ (далі – Закон № 2888) оновлено п. 170.9 Податкового кодексу України. Зокрема, з 01.04.2023 р. фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). 

До підтвердних документів належать: 

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; 
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат. 

Чому потрібні ці документи? 

Оскільки, не є доходом платника податку – фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.  

Тобто, зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат. 

Слід розуміти, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: 

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; 
• укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. 

Також за рахунок електронних грошей можуть проводитися та не належатимуть до оподатковуваних документально підтверджені витрати на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями. 

Нагадаємо, ДПСУ підготувала Інформаційний лист № 2/2023, який присвячено окремим змінам положень Податкового кодексу України  у зв’язку з прийняттям Закону № 2888. 

Про це інформує ГУ ДПС в Івано-Франківській області.

Про зміни у порядку оподаткування та звітування щодо витрат на відрядження з 01.04.2023 р. та про те, як підтвердити витрати на придбання е-квитків для відрядження, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.