Як залучити Ваших контрагентів до ЕДО: 3 простих кроки

Всі вже давно працюють з документами в електронному вигляді. На сьогодні не знайдеться жодної компанії, яка б свої бізнес-процеси реалізувала без використання ERP, CRM, MRP систем. А без таких “динозаврів”, як MS Office та електронна пошта, робочі процеси навіть уявити неможливо. Ви ж не пишете договори або листи Вашим партнерам власноруч і не друкуєте їх на друкарській машинці?

З переходом на “цифру” роздруковувати електронний документ - це, як запрягати коней в автомобіль, щоб змусити його рухатися - безглуздий процес. Роздрукувавши будь-який документ, ми намагаємось потім знову повернути його в цифрове середовище (відсканувавши його чи сфотографувавши). Навіщо це робити? Доцільніше обійтись без цього, не ускладнюючи собі життя і не витрачаючи на це багато часу.

Долучитися до електронного обміну документами варто, тим більше, що питання використання ЕДО врегульовані законодавчо.

Якщо у Вас ще досі є партнери, які вперто продовжують “запрягати коней в автомобіль”, пропонуємо скористатися нашими порадами, що допоможуть привернути Ваших контрагентів на світлу сторону електронного документообігу.

Отже, зупинимось на обміні електронними документами з контрагентами (партнерами).

Зазвичай, перейти на використання електронних документів вирішують компанії, у яких багато контрагентів і великий обсяг зовнішнього документообігу. Оскільки обмін електронними документами можливий за взаємною згодою сторін, спочатку слід проінформувати своїх контрагентів про наміри щодо переходу на електронний документообіг.

Відношення до ЕДО у Вашого контрагента може відрізнятися, або ж, і це буде ідеальний партнер, співпадати з Вашим.

Основні кроки переходу на ЕДО

Крок 1. Для переходу на ЕДО слід проінформувати Вашого партнера про наміри щодо обміну лише електронними документами. Реалізувати це можна за допомогою найпростішої поштової розсилки або відповідного повідомлення, розміщеного на Вашому офіційному сайті, як це зробив “Дебет-Кредит”.

Ще один варіант - внести до існуючого договору пункт про використання ЕДО або підписати додаткову угоду про ЕДО. Для зручності наших користувачів наводимо шаблон додаткової угоди щодо врегулювання відносин електронного документообігу, який Ви можете взяти за основу та доопрацювати за необхідності.

Для того, щоб процес переходу був контрольованим та його можна було аналізувати, радимо скласти перелік Ваших контрагентів з найбільш активним документообігом і систематизувати всіх своїх партнерів за певними критеріями:

• великі,
• дрібні;
• середні;
• лояльні і не дуже;
• ті, що вже використовують ЕДО, та ті, що не використовують, тощо.

Крок 2. Визначення видів документів, яким надають перевагу Ваші партнери при роботі  в режимі ЕДО.

Усі документи можна поділити на два види: типові та нетипові. 

Типові - документи, форма яких встановлена законодавчо. До типових форм відносяться, зокрема, накладна, ТТН, касові ордери (видатковий та прибутковий), бухгалтерська довідка тощо. Нетипові - документи довільної форми. 

Отже, по суті, типові документи в електронному вигляді - це первинні документи в XML-форматі, шаблони яких затверджено/ рекомендовано контролюючими органами. Їх перевага в тому, що з XML можна отримати всі необхідні дані для їх подальшої автоматичної обробки та завантаження в облікову систему. Крім того, обмін такими документами організувати найлегше, адже 90% з них уже існують в електронному вигляді (більше того, деякі з них можуть бути лише в електронному вигляді).

До нетипових відносять всі інші документи. Зокрема:

• договори (додатки до них) і додаткові угоди;
• листи;
• акти звірок;
• акти виконаних робіт тощо.

Тому, коли мова йде про е-документи, які приймають участь у процесі обміну між партнерами, слід комбінувати типові та нетипові.

Первинні облікові документи:

• товарні накладні, акти виконаних робіт;
• рахунки-фактури;
• акти звірок.

Договірні документи:

• договори;
• додаткові угоди.

Інші документи:

• листи;
• повідомлення;
• довідки;
• звіти.

ПОРАДА! Розпочинати потрібно з тих документів, на які витрачається більше сил і часу при обробці. Ефект від їх переводу в електронний вигляд буде найбільш відчутним. Як правило, це первинні облікові документи.

Крок 3. Вибір інструментів для організації ЕДО

Впровадження ЕДО може організувати як простий процес підключення Вашого контрагента до платформи Птах. Для цього вже є готові рішення - M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, Fredo та АРІ.ПТАХ - рішення залежно від потреб та пріоритетів Ваших контрагентів.

Умови у них вигідні, гнучкі та розраховані на будь-яку цільову аудиторію - від малого/середнього (СОТА) до великого бізнесу (M.E.Doc, АРІ.ПТАХ):

• вхідні для контрагентів, що використовують рішення M.E.Doc, СОТА, FlyDoc або Fredo, - безкоштовні;
• 50 вихідних документів щомісяця - безкоштовно.

Вартість безлімітного обміну становить 100 грн/ місяць.

Ручне введення залишилося у минулому, на перший план в секторі B2B і B2G виходить обмін електронними документами в структурованому вигляді. Така інформація зрозуміла машині і обробляється автоматично. За допомогою інтеграційних рішень вона транслюється з сервісів обміну в інформаційні системи. Процес займає лічені хвилини - це одна з причин, чому суб’єкти господарювання зацікавлені в запроваджені ЕДО.

Якщо ж, наприклад, такої інтеграції немає, ми із задоволенням допоможемо Вам у цьому: вивчимо Ваші бізнес-процеси і підготуємо варіанти, які підходять саме Вам.

ПОРАДА! При залученні нових партнерів відразу запропонуйте їм працювати в режимі ЕДО. Це означає, що договір з Вашим новим партнером / постачальником / агентом буде створюватися в електронному вигляді. Поясніть, що Ви - сучасна компанія.

Якщо Ви вже залучили свої контрагентів до ЕДО - поділіться власним досвідом. Він однозначно стане корисним для когось ще.

Телефонуйте до нас: (044) 206 72 15, поділіться Вашим власним досвідом впровадження ЕДО. Ми обов’язково розкажемо про Ваші успіхи нашим користувачам.

ЕДО - новий рівень ділових відносин - прозорих і контрольованих, без знищення лісу!

Лідери #Безпаперу.