вгору

Ліквідація платника податків: що з документами, пов’язаними зі сплатою податків?

14.01.2019

Держава: звітність та податки

Зарплата

Діючим законодавством встановлено певні мінімальні строки зберігання первинних документів та звітів. У разі ліквідації юридичної особи усі документи, строк зберігання яких ще не минув, мають бути передані до архівної установи.

За терміном зберігання у діловодстві умовно вирізняють наступні категорії документів:

постійного зберігання;
тривалого (понад 10 років) зберігання;
тимчасового зберігання (до 10 років включно).

При передачі документів в архів проводиться експертиза цінності документів, документи розподіляються по групах та складаються описи справ. Як правило, це Опис справ з кадрових питань (майже всі документи, що стосуються кадрів, є документами тривалого зберігання) та Опис справ тимчасового зберігання (усі первинні документи та звіти, строк зберігання яких ще не скінчився). Для документів, термін зберігання яких вже минув, складається Акт про виділення до знищення документів. Знищення таких документів проводиться після погодження описів справ та актів архівною установою.

Зверніть увагу! Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, завершених діловодством у 2012 році, починається з 1 січня 2013 року.

Архівна установа, яка прийняла на зберігання документи, що підлягають постійному або тривалому зберіганню, видає підприємству довідку про прийняття документів. Без такої довідки реєстрація ліквідації юридичної особи неможлива.

Нагадаємо терміни зберігання найбільш важливих документів:

Види документів	Строк зберігання документів
Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)	3 роки після закінчення строку дії договору, угоди*
Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт	3 роки*
Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)	3 роки*
Податкові накладні	3 роки*
Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих систем обліку та звітності	5 років
Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)	3 роки*
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників	75 років
Трудові договори	75 років
Особові справи	75 років

*За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства

З 01.01.2019 року до пункту 44.3 Податкового Кодексу України (ПКУ) внесені доповнення, згідно з якими у разі ліквідації платника податків первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (у деяких випадках – 2555 днів), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Фактично законодавці повернули норму, яка раніше багато років вже існувала в ПКУ та була у 2018 році (скоріш за все, випадково) скасована Законом України від 07.12.2017 р. № 2245-VIII «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо забезпечення збалансованості бюджетних надходжень у 2018 році».

Таким чином, необхідність передачі до архівної установи документів, строк зберігання яких ще не скінчився на дату ліквідації підприємства, є незмінною. Дані вимоги встановлені законодавством України, що стосується порядку архівування документів та функціонування архівних установ, та додатково підтверджені Податковим Кодексом України.

Додатково дізнайтесь з Блогу бухгалтера:

- Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів;

- Чи оподатковується кредиторська заборгованість у єдинника, у зв’язку з ліквідацією юрособи?