ЕДО для системи управління з охорони праці

Мінекономіки затвердило порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Відповідний наказ міністерства № 839-21 від 28.10.2021 р. був зареєстрований в Мін’юсті України 11.11.2021 р. за № 1488/37110. Про це зазначено на сайті Уряду.

Про проєкт наказу Мінекономіки ми писали у нашому матеріалі.

Що передбачено?

Документ визначає єдиний порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Цей Порядок є обов'язковим для всіх роботодавців за умови прийняття ними рішення щодо такого впровадження. Створення та використання передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці, шляхом видання відповідного наказу або розпорядження.

Зверніть увагу! Дія Порядку не поширюється на відносини, врегулювання яких здійснюється в іншому порядку відповідно до вимог актів вищої юридичної сили.

У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу роботодавець зобов'язаний забезпечити:

1. строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, у т. ч. шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
2. можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена нормативно-правовими актами з охорони праці;
3. надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

Важливо! У випадках, коли передбачено проставлення особистого підпису визначеної особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.

Затверджений Порядок сприятиме:

• економії часу та підвищенню продуктивності внутрішніх процесів у суб’єктів господарювання;
• оптимізації внутрішніх та зовнішніх комунікацій;
• забезпеченню безперервного процесу проведенню онлайн навчання та інструктажів на виробництві в умовах пандемії;
• покращенню взаємовідносин між замовником та підрядними організаціями в системі управління охороною праці.

Впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці не є обов’язковим, це виключно альтернативний варіант, на вибір роботодавця. Кожне підприємство зможе обрати для себе зручний і комфортний формат. Затверджений наказ відкриває нові можливості в системі управління охороною праці та дозволяє значно спростити ведення відповідної документації.

Нагадаємо, що відповідно до ст. 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг − сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення ЕД, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Організація електронного документообігу здійснюється з урахуванням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання та інших законодавчих та нормативно-правових актів.

Більше новин читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.