Як використовувати електронні документи: відповідає Мінцифра

Сьогодні ЕДО стрімко розвивається і ми раді, що ЕДО стає трендом, адже наша команда популяризує електронний документообіг з 2015 року. Наші експерти постійно надають поради і консультації користувачам щодо застосування ЕДО. Для Вашої зручності був створений окремий розділ у Блозі бухгалтера - Електронний документообіг, створено канал ЕДО talks.

Зараз держава активно підтримує ініціативи, пов’язані з ЕДО, вносить зміни до законодавства та надає роз’яснення з цих питань.

І ось, в підтвердження нашої позиції, а також для розвіювання сумнівів деяких скептично налаштованих підприємців, Мінцифри відповіло на поширені запитання щодо використання електронних документів.

Чи мають електронні документи юридичну силу?

Так, і це закріплено законодавством. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора.

Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників є оригіналом.

Якими саме законодавчими нормами це передбачено – дізнавайтесь з наших матеріалів:

• ЕДО: який електронний документ вважається юридично значущим?
• ЕДО talks. Випуск 2. Законність ЕДО — все, що потрібно знати про електронний документообіг в Україні.

Чи є паперова копія електронного документа оригіналом?

Ні. Оригінальність затверджує саме електронний підпис. За необхідності, звісно, ви можете роздрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про підпис. Але роздруковані документи обов’язково потрібно засвідчити власноручним підписом.

Як вже було зазначено раніше, оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник за наявності обов’язкових реквізитів. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Це передбачено ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV. 

Більш докладно про це – у матеріалах:

• ЕДО: який електронний документ вважається юридично значущим;
• ЕДО: що варто знати та як бути готовим до перевірки?

Чи можна застосовувати такі документи в бухгалтерському обліку?

Так, первинні та зведені облікові документи можна створювати в електронній формі.

Про це ми писали ще рік тому у матеріалі Первинні документи в бухобліку. Тобто , головне для визнання документа первинним є наявність обов’язкових реквізитів, які визначено Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-XIV.  

Чи вважаються електронні документи доказами у суді?

Звісно! На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів. Подати такий документ до суду можна в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Але скріншоти та роздруківка електронного листування не вважаються електронними документами, тому не беруться до уваги судом.

Від себе додамо, що аналогічна позиція була визначена, зокрема, Верховним Судом у постанові по справі № 922/788/19 від 28.12.2019 р.

Про це ми також писали раніше у Блозі бухгалтера.

Що вважається датою створення електронного документа?

Документ отримує юридичну силу з моменту підписання. Але дата накладання е-підпису на договір не завжди є датою набуття чинності. Якщо ви плануєте підписати договір після його укладення, зазначайте це за допомогою формулювання “Договір набуває чинності з (дата)”.

Більше про електронні документи та ЕДО Ви можете дізнатись у розділі Електронний документообіг Блога бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.

Нагадаємо, що на нашому YouTube–каналі – ЕДО talks Ви можете переглядати відео-матеріали по ЕДО, у яких Ви дізнаєтесь про новини ЕДО, яке програмне забезпечення підійде саме для Вашого бізнесу, як відправляти електронні документи та багато іншого.

Ви ще не запровадили ЕДО і вагаєтесь – тоді телефонуйте нам і обов’язково приєднуйтесь!