Копія розрахункового документа до Звіту про використання коштів на відрядження або під звіт: чи так можна?

Розрахунковий документ – документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівки держателям ЕПЗ, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далі – Закон № 265), зареєстрованим у встановленому порядку РРО або ПРРО, чи заповнений вручну. 

Пунктом 2 ст. 3 Закону № 265 визначено, що СГ, які здійснюють розрахунки в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням ЕПЗ, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції зобов’язані, зокрема, створювати у паперовій та/або електронній формі розрахункові документи, що підтверджують виконання розрахунків.  

Положення про форму та зміст розрахункових документів/ електронних розрахункових документів затверджено наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Положення № 13). 

При цьому Положенням № 13 затверджено вимоги до змісту розрахункових документів, які визначають обов’язкові реквізити розрахункових документів/ електронних розрахункових документів. 

До відома! Фізособи – довірені особи установ/ підприємств – юросіб подають до підрозділу бухобліку установи/ підприємства Звіт про використання коштів/ електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок установи/підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України. Це передбачено п. 20 розд. II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148. 

Звіт складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155), за формою затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат. Це передбачено п. 17 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). 

Інструкція № 59 є основним документом, який регулює відрядження працівників органів держвлади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є. При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 в роботі. 

Підтвердні документи 

Згідно з п. 14 розд. І Інструкції № 59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону № 265, а також документи, визначені Податковим кодексом України та Інструкцією № 59. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави. 

Якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції. 

Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі. 

Електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом. 

Відповідно до Закону № 2155 автентифікація – електронний процес, що дає змогу підтвердити електронну ідентифікацію фізичної, юридичної особи, інформаційної або інформаційно-комунікаційної системи та/або походження та цілісність електронних даних. 

Отже, якщо підзвітна особа подає до Звіту розрахункові документи, які можуть бути автентифіковані за їх реквізитами або інформація про які зберігається на сервері ДПС, то підзвітна особа має право надавати візуалізовану версію таких документів, разом із Звітом, що по суті є наданням одного примірника оригіналу. 

Водночас, не вважається копією візуалізований розрахунковий документ, який був створений в електронному вигляді відповідно до вимог Закону № 2155 та засвідчений КЕП. 

При цьому, підзвітна особа не має права надавати до Звіту копію розрахункового документа. 

Відповідь розміщена на Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 109.14. 

Про зміни до форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та про те, в якій валюті складається цей звіт, читайте у Блозі бухгалтера, Інформері M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.