Порядок надання пояснень та документів для підтвердження відомостей про КБВ - роз'яснення від Мін’юсту

Мін’юст надав роз’яснення про те, як юридичній особі надати пояснення та/або документи для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (далі - КБВ). 

Порядок надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядок їх розгляду затверджено наказом Мін’юсту від 14.06.2023 р. № 2111/5 (далі - Порядок). Зазначений наказ набув чинності 17.07.2023 року. Докладніше про Порядок ми писали тут. 

Цей Порядок визначає процедуру надання юридичною особою державному реєстратору юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - державний реєстратор) пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР), а також порядок їх розгляду державним реєстратором. 

Відповідно до Порядку державний реєстратор протягом 3 робочих днів з дати внесення до ЄДР відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи направляє юридичній особі вимогу щодо надання письмових пояснень щодо виявленої можливої недостовірності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що міститься в ЄДР. 

Вимога державного реєстратора до юридичної особи про надання пояснень має містити: 

• вихідну дату та номер; 
• опис виявленої можливої недостовірності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи.  

Вимога надсилається в один з таких способів: 

• через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади; 
• на адресу електронної пошти, яка зазначена в ЄДР, з використанням службової електронної пошти; 
• рекомендованим відправленням з відміткою про вручення на поштову адресу, зазначену як місцезнаходження (місцем проживання) в ЄДР. 

Юридична особа протягом 10 робочих днів з дня отримання вимоги повинна надати державному реєстратору пояснення та документи для підтвердження відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи. 

Пояснення підписується керівником юридичної особи або особою, уповноваженою діяти від її імені, та повинно містити: 

1) достовірну інформацію про КБВ юридичної особи: 

• прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); 
• дату народження; 
• усі відомі країни громадянства (підданства); 
• серія (за наявності) та номер документа (документів), що посвідчує особу та підтверджує громадянство (підданство), зокрема, але не виключно, паспорта громадянина України для виїзду за кордон; 
• унікальний номер запису в ЄД демографічному реєстрі (за наявності); 
• місце проживання; 
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); 
• характер та міру (рівень, ступінь, частку) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу). 

2) структуру власності юридичної особи за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства; 

3) у разі спростування можливої недостовірності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що міститься в ЄДР, - вичерпне обгрунтування з посиланням на документи, що підтверджують відповідні факти; 

4) у разі підтвердження недостовірності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що міститься в ЄДР, - причини, через які відповідна інформація не була своєчасно оновлена юридичною особою; 

5) перелік підтвердних документів, що додаються до пояснення для підтвердження інформації; 

6) дату підписання пояснення. 

Зверніть увагу! Підтвердними документами можуть бути лише ті, які отримані з офіційних джерел, є чинними (дійсними) на момент їх подання та включають усі необхідні ідентифікаційні дані. Підтвердний документ, який надається в копії, має бути засвідчений шляхом проставляння підпису на ньому керівником юридичної особи або особою, уповноваженою діяти від імені юридичної особи, якщо законодавством не визначено інший спосіб засвідчення копії відповідного документа. 

Пояснення разом з підтвердними документами надаються або надсилаються юридичною особою державному реєстратору у паперовій формі. Надсилання пояснень та підтвердних документів поштою здійснюється рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення. 

Державний реєстратор протягом 2 робочих днів після отримання від юридичної особи пояснень та підтвердних документів розглядає їх на предмет відсутності підчищень або дописок, закреслених слів та інших виправлень, не обумовлених в них, арифметичних помилок, тексту, заповненого олівцем, а також пошкоджень, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст.  

У разі виявлення зазначених недоліків держреєстратор не пізніше 3 робочих днів після отримання ним пояснень та підтвердних документів направляє юридичній особі лист про необхідність усунення таких недоліків.  

Юридична особа повинна надати (надіслати) держреєстратору пояснення та/або підтвердні документи, в яких усунуто виявлені державним реєстратором недоліки, протягом 5 робочих днів після отримання нею відповідного листа. 

Отримана держреєстратором інформація обробляється з дотриманням вимог Закону України “Про захист персональних даних” та використовується з метою забезпечення дотримання та реалізації вимог законодавства України. 

Про порядок перевірки інформації, наданої юрособою для підтвердження відомостей КБВ та структури власності читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.