Повернення готівкових коштів за товар: розглянемо деталі

Процес повернення коштів покупцю є звичною операцією і не повинен викликати якихось непорозумінь чи сюрпризів у касирів.
У нашому матеріалі поділимось корисною інформацією про те, як провести операцію повернення готівки за товар, якщо у скриньці ПРРО не вистачає готівкових коштів.
Думка податківців. 
Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн., матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. 
В акті необхідно зазначити дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги), відомості про товар (послугу), суму виданих коштів, номер, дату і час видачі розрахункового документа, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги).
Зверніть увагу! Акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО/ПРРО суми розрахунку, помилкової форми оплати зберігаються протягом трьох років. При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати зазначені акти контролюючим органам під час проведення перевірки.
Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Такі вимоги передбачені п. 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148).
Дії юридичної особи, яка використовує РРО/ПРРО
Якщо у скриньці РРО недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, касир повинен звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали певну суму готівки для повернення покупцю. Суму отриману з каси бухгалтерії касир РРО повинен внести до касового апарату шляхом проведення операції «службове внесення».
Крім того, вимогами п. 39 розд. IV Положення № 148 визначено, зокрема, що підприємці касової книги не ведуть.
Дії ФОП, яка використовує РРО/ПРРО
У випадку, коли у скриньці РРО, який використовується ФОП, недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, така особа вносить готівку до скриньки РРО за допомогою операції «службове внесення».
Про це  нагадали податківці ДПС у Закарпатській області.
Як повернути кошти через ПРРО Cashalot? 
Розглянемо ситуацію, коли покупець купив певний товар, а згодом, прийшов і відмовився від нього. При цьому товар було куплено за готівкові кошти. Які дії касира у разі використання ПРРО?
Крок 1 - це проведення розрахункової операції по поверненню коштів покупцю.
У ПРРО Cashalot для формування видаткового чека натисніть на кнопку Повернення. Фіскальний номер ПРРО відображається автоматично (за необхідності його можна змінити - внести вручну або обрати зі списку). Далі вкажіть номер фіскального чека продажу, що підтверджує придбання товару, який повертається. Натисніть кнопку Перевірити для здійснення ПРРО Cashalot пошуку зареєстрованого чека продажу за вказаним ФН номером чека продажу. Якщо перевірка пройшла успішно і чек продажу знайдено відкриється вікно із запитом щодо заповнення видаткового чека на основі фіскального чека продажу (рис.1).
 
Рис. 1
Якщо необхідно заповнити видатковий чек на основі фіскального чека продажу - натисніть кнопку “Продовжити”, а у разі натискання кнопки “Відмінити” чек необхідно буде заповнити вручну.
Кнопки способу повернення коштів стануть активними після успішної перевірки та заповнення видаткового чека  (рис. 2).
  
Рис. 2
Обравши спосіб оплати, зареєструйте видатковий чек на сервері ДПС, після цього сформується видатковий чек з підтвердженням успішно проведеної операції (рис. 3).
 
Рис. 3
Якщо при поверненні товару в касі не вистачає готівкових коштів, Cashalot попередить про це у повідомленні (рис. 4) після натискання кнопки “Повернення готівкою”.
 
Рис. 4
Виконати операцію по службовому внесенню готівкових коштів на необхідну суму можна у вікні каси. Для цього необхідно натиснути у вікні каси кнопку  та у відкритому вікні обрати “Службове внесення” і натиснути кнопку “Сформувати” (рис. 5).
 
Рис. 5
У наступному вікні внесіть необхідну суму готівкових коштів та натисніть кнопку “Далі” для реєстрації чека “Службове внесення” на фіскальному сервері ДПС (рис. 5.1).
  
Рис. 5.1
У результаті успішної реєстрації чека на ФС ДПС у вікні програми буде відображено печатну форму зареєстрованого чека (рис. 5.2).
 
Рис. 5.2
Після внесення необхідної суми готівки зареєструйте видатковий чек на фіскальному сервері ДПС та роздрукуйте його покупцю або відправте у електронному виді на електронну пошту.
Крок 2 -  створення Акта повернення коштів за товар (формується, якщо сума повернення більше 100 грн).
Зверніть увагу! У Cashalot є два способи створення Акта повернення коштів.
Перший - через Історію операцій. Для цього необхідно відкрити реєстр Історія операцій, знайти необхідний видатковий чек та натиснути кнопку  (рис. 6)
 
Рис. 6
Другий - через реєстр Касові документи (рис. 7)
  
Рис. 7
Далі у відкритому вікні Касових документів необхідно натиснути на кнопку Створити і у вікні, що з'явиться встановити опцію “Акт” та натиснути “Видача коштів при поверненні товару” і потім кнопку Створити (рис. 8).

Рис. 8
Для формування та автоматичного заповнення Акта повернення коштів необхідно обрати номер ПРРО із підключеного списку та ввести фіскальний номер   видаткового чека, та натиснути кнопку Далі (рис. 9).

Рис. 9
Після цього сформується Акт про видачу коштів при поверненні товару (рис. 10).
 

Рис. 10
В акті необхідно вручну внести дані Покупця, причину повернення та натиснути Зберегти. Про успішне збереження проінформує ПРРО Cashalot. Після цього Акт можна роздрукувати та надати на підпис покупцеві (рис.11).

Рис. 11
Про відповіді ДПС на питання щодо службового внесення та службової видача через РРО/ПРРО та про використання POS-терміналів платниками сфери торгівлі, громадського харчування та послуг, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.