Працівником витрачено власні кошти на госппотреби або у відрядженні: коли підприємство поверне?

Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) встановлено нормами п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та п. 19 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148).

Звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. Це передбачено пп. 170.9.4 ПКУ.

У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у т. ч. власних) у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, а також підтвердні документи, що засвідчують суму таких витрат.

Тобто, відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.

При цьому, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України. Нормами ПКУ та Положення № 148 не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції контролюючих органів.

Відповідь розміщена на Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 109.14.

Про зміни у порядку оподаткування та звітування щодо витрат на відрядження з 01.04.2023 р., та про зміни до форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, читайте в Блозі бухгалтера, в Інформері M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.