У трудовій на першій сторінці відсутня печатка: які наслідки?

Нагадаємо, Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджено наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. № 58 (далі - Інструкція № 58).

Відповідно до п. 2.12 Інструкції № 58 після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. 

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму (п. 2.8 Інструкції № 58).

Зміна записів у трудових книжках про ПІБ і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну ПІБ тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів (п. 2.13 Інструкції № 58).

 Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Крім того, ст. 58-1 Господарського кодексу України визначено, що суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.

Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб’єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи - підприємця.

Важливо! Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.

Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

Таке роз'яснення було надано фахівцями Східного міжрегіонального управління Державної служби України з питань праці.

Більше корисних новин читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.