Відповіді на актуальні питання щодо оцифрування трудових

ГУ ПФУ в Донецькій області під час брифінгу надали відповіді на актуальні питання, які стосуються трудової книжки, її оцифрування тощо. Наводимо їх у нашому матеріалі. 

1. Два місяці тому було змінено місце роботи. Як в особистому кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ змінити роботодавця для надання йому можливості бачити оцифровану трудову книжку? 

Роботодавець може бачити ваші документи в особистому кабінеті на порталі ПФУ тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем. 

Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно скористатись в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», по якій відкривається екранна форма.  

В цій формі код за ЄДРПОУ необхідно ввести вручну, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників. 

Важливо! Запис повинен знаходитися в статусі «актуальний». 

2. При оцифруванні трудової книжки було виявлено, що печатка підприємства, з якого звільнилася у 2015 р,  розмита і чітко не читається. Чи потрібно додавати для оцифрування документи, які підтверджують факт звільнення? 

Періоди трудової діяльності до 01.01.2004 р. зараховуються до страхового стажу згідно із Законом України «Про пенсійне забезпечення», а після 01.01.2004 р. - за Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».  

Отже, підставою для зарахування страхового стажу будуть саме дані, наявні в Реєстрі застрахованих осіб, з урахуванням сплати єдиного соціального внеску, тож додаткові підтверджуючі документи не потрібні.  

Але, якщо ви працювали на підприємстві, яке дає право на пільгову пенсію, то для зарахування саме пільгового стажу потрібні підтверджуючі документи - довідки, витяги з наказів по підприємству тощо. 

3. У 1998-2000 роках я навчалася в технікумі, у 2000 році народила дитину, а в 2002 році працевлаштувалася. Записів про навчання і період догляду за дитиною в трудовій книжці, яку я на сьогодні оцифрувала, немає. Чи потрібно мені додати документи і які? 

Періоди трудової діяльності до 01.01.2004 р. зараховуються до страхового стажу згідно із Законом України «Про пенсійне забезпечення» на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.  

Тож, для зарахування в трудовий стаж років навчання і часу догляду за дитиною, вам необхідно додати відскановані копії документів про освіту і свідоцтво про народження дитини.  

Після перевірки та опрацювання ПФУ даних та внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування нові періоди будуть додані до електронного варіанту трудової книжки.  

Результат оцифрування можна переглянути у вкладці «Відцифрована ЕТК». 

4. Трудова діяльність була розпочата в 1994 р., але тільки зараз, при проведенні аудиту трудової книжки перед оцифруванням, помітила, що в ній і досі зазначене моє дівоче прізвище. Хто і як може внести зміни? 

Якщо у трудовій книжці виявлено неправильне написання прізвища, виправити ці дані може роботодавець, у якого ви працюєте зараз. Колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове.  

При цьому на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки необхідно обов’язково вказати інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі.  

Ця інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та скріплена печаткою (за наявності). Якщо ви наразі не працюєте, для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено. Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник. 

5. Тиждень тому було здійснено завантаження сканованої копії трудової книжки, до цього часу в особистому кабінеті на порталі немає ніяких змін. Чому так? 

Завантаження електронного варіанту трудової книжки до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відбувається після перевірки та опрацювання даних сканованих копій документів ПФУ. Термін опрацювання складає 30 днів. Але, як правило, опрацювання складає два тижні.  

Результат опрацювання документів можна переглянути в розділі «Мої звернення» в особистому кабінеті на порталі ПФУ. Якщо статус опрацювання «відхилено» або «скасовано виконання», то документ не оброблено. Причини скасування можуть бути різними, в т. ч. недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність прізвища, ім’я, по батькові, тощо. 

6. Я оцифрувала свою трудову книжку, а тепер з’ясувалося, що в ній пропущений запис про переведення на іншу посаду. В книжку зміни внесено. Як мені тепер внести зміни в електронну трудову книжку: сканувати її всю чи лише сторінки зі змінами? 

У випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи після 01.07.2000 р. або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ відомості про трудову діяльність подаються повторно.  

Зверніть увагу! При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.  

Ця норма затверджена Постановою Правління ПФУ «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 12.03.2021 р. № 11-1.  

Якщо в результаті аналізу виявлені неточні/хибні записи за періоди страхового стажу після 01.07.2000 р. або створено неправильний чи некоректний електронний запис, необхідно: 

• авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису); 
• створити повторне звернення (застраховані особи - у вкладці «Відомості про трудові відносини», роботодавці - у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»); 
• заповнити екранну форму; 
• повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа); 
• додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення; 
• додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності). 

Яким чином додати до страхового стажу роки навчання у педагогічному інституті з 01.09.1989 по 30.06.1994 р.р.? 

Згідно з чинним законодавством відомості про трудову діяльність подаються до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником, які подають інформацію одним із таких способів: 

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування; 
• в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис. 

Для надання відомостей про трудову діяльність необхідно зайти за допомогою КЕП до особистого кабінету вебпорталу, в меню зліва «Комунікації з ПФУ» натиснути пункт «Відомості про трудові відносини», заповнити відповідні поля і прикріпити скановані документи. 

Отже, для зарахування до страхового стажу періоду отримання освіти в педагогічному інституті є можливість додати диплом засобами вебпорталу.  

Зверніть увагу! У разі відсутності в дипломі дати початку навчання необхідно направити скановану копію додатка до диплому. 

Результат обробки звернення можна отримати в режимі перегляду вкладки «Мої звернення». 

8. Паперова трудова книжка була знищена за місцезнаходженням останнього роботодавця внаслідок військових дій. Як можна отримати електронну копію всіх записів трудової книжки? 

У вашому особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка» можна ознайомитись з наявною інформацією щодо періодів роботи, відображених страхувальниками у складі звітності починаючи з 2000 р.  

Також вам надано можливість самостійно отримати електронні довідки за допомогою кваліфікованого електронного підпису або за номером своєї банківської картки (BankID).  

Для отримання відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб в особистому кабінеті користувача призначено пункт меню «Комунікації з ПФУ» – «Запит на отримання електронних документів». Необхідно вибрати тип звернення «Витяг з ЕТК», надати згоду на передачу та обробку персональних даних та відправити запит до ПФУ.  

Результат обробки звернення можна отримати в режимі перегляду вкладки «Мої звернення». Наявність страхового стажу у розрізі страхувальників Ви можете перевірити, сформувавши в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ індивідуальні відомості про застраховану особу за формою ОК-5. 

Запис брифінгу можна переглянути за посиланням. 

Про основні причини скасування звернень при оцифруванні трудових, про те, хто може змінити запис в трудовій книжці та про виправлення помилок у трудовій книжці, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.