Закордонне відрядження: аванс та відшкодування витрат

Нагадуємо, що порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ. Це передбачено ч. четвертою ст. 5 Закону України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII. 

Відповідно до п. 42 розд. VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2, резиденти-юрособи і фізособи-підприємці, представництва юросіб-нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової інвалюти. 

Аванс на відрядження 

Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток (п. 4 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59; далі – Інструкція).  

Аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють держоргани і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності. 

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розд. III Інструкції). 

Відшкодування витрат за поданим Звітом 

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами – у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової інвалюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки. 

Відповідно до пп. 170.9.4 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-VІ та «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VІІ за формою, встановленою Мінфіном. 

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного держоргану, військового формування, відповідної установи чи організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності. Це встановлено п. 17 розд. III Інструкції. 

Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком). 

Відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтвердних документів здійснюється в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на дату: 

• отримання авансу, якщо фактичні витрати працівника в інвалюті відповідають сумі отриманого авансу; 
• погашення заборгованості підприємством, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до інвалют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту);  

Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення 3-го банківського дня після затвердження керівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження. 

• погашення заборгованості працівником, за наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу). 

Під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат за відсутності підтвердних документів про обмін валюти здійснюється за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту. 

За відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України щодо перетину відрядженим працівником держкордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа). 

Строки подання Звіту встановлені у пп. 170.9.3 ПКУ. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання Звіту.  

У разі надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, неповернення невикористаної суми авансу у встановлений строк або відсутності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, така сума підлягає оподаткуванню ПДФО (пп. 170.9.1 ПКУ). 

Про це інформує ГУ ДПС у Запорізькій області. 

Про те, що з 01.04.2023 р. – зміни у порядку оподаткування та звітування щодо витрат на відрядження та про внесення змін до авансового звіту читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.