Зміни в організації діловодства та архівного зберігання документів

Нагадаємо нашим користувачам, що M.E.Doc – це система, яка забезпечує подання звітності контролюючим органам України, роботу з ЕДО: створення, експорт та обмін первинними документами в межах організації та з контрагентами.

M.E.Doc відстежує всі новації щодо змін стосовно первинних документів і електронного документообігу. Новини та корисні матеріали про первинні документи та ЕДО розміщено у Блозі бухгалтера – розділ Електронний документообіг.

Звертаємо увагу, що Мін’юст наказом від 21.04.2022 р. № 1581/5 вніс зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених власним наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила).

Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Зміни діють з 27.04.2022 року (опубліковано в Офіційному віснику України від 26.04.2022 р. № 32).

Основна зміна – тепер оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020» (п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил).

Отже, з 27.04.2022 року всі службові документи повинні оформлюватись згідно з вимогами ДСТУ 4163-2020.

Про ДСТУ 4163-20202 ми докладно писали у наших матеріалах:

•           ЕДО. Епізод 10 - Кінець епохи паперу!
•           Оформлення документів по-новому: 10 новел ДСТУ 4163:2020.

Також змінами до Правил передбачено, зокрема:

• відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.

Отже, зверніть увагу, що тепер відповідальність за організацію діловодства несе саме керівник підприємства, а не бухгалтер або інший керівник структурних підрозділів. Це чітко прописано у Правилах. Керівники структурних підрозділів лише контролюють організацію діловодства та зберігання документів.

Тому, наголошуємо, що керівник підприємства повинен обирати організацію діловодства на підприємстві (електронний документообіг чи паперовий), а також бути обізнаним у цій темі.

Що треба знати у разі втрати первинних документів під час війни - дізнайтесь з нашого матеріалу.

• Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства. Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.

Отже, на кожному підприємстві повинна бути затверджена інструкція з діловодства. Про це ми писали у наших матеріалах:

• Перехід підприємства на електронний документообіг: алгоритм дій
• Створення первинних документів та податкової накладної у програмі M.E.Doc.
• Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасного проходження одного й того самого документа в електронній і паперовій формі.

Зауважимо, що на деяких підприємства документообіг ведеться як в електронному, так і в паперовому вигляді. Це значно збільшує час на підготовку таких документів. За новими Правилами, цього робити не потрібно.