Втрачені первинні документи під час війни: що необхідно знати?

У період воєнного стану одним із найактуальніших питань, яке турбує власників підприємств, ФОПів та бухгалтерів, є втрата первинки. У цьому матеріалі ми детально з’ясуємо, що робити у випадку втрати первинних документів відповідно до умов сьогодення та чинних вимог законодавства.

У мирний час робота з первинними документами була зрозумілою, могла тривати кілька днів і завжди була злагоджена та передбачувана. На жаль, в умовах війни, реальність непередбачувана  і велика кількість підприємств, незалежно від їх розміру та організаційно правової форми — ТОВ, ПП, ДП — чи ФОП втратили (повністю або частково) свої приміщення, майно…а з ними й документи. Для підприємця, офіси якого опинились в зоні бойових дій, це створює додаткові проблеми, вирішення яких зараз ускладнює діяльність.

Для бухгалтерів — це додаткова робота, адже відновлення втраченої первинки потребує часу та зусиль. Крім того, це додаткове, не тільки фінансове, навантаження на бізнес, а й на кожного керівника, підприємця, бухгалтера. Тим паче, що за вимогами законодавства на відновлення втрачених, знищених документів бізнес має 90 днів.

Така проблема не зачепить зовсім (або не в критичному масштабі) ті підприємства, які у своїй роботі використовували електронний документообіг (далі — ЕДО). Але що робити тим, хто вів свій облік лише в паперовому вигляді? Адже їхні контрагенти зараз також залишились без первинки? 

Ми прагнемо допомогти та підтримати спільноту наших українських бухгалтерів, а найкращий спосіб — це допомогти бізнесу перейти на найбезпечніший та найзручніший спосіб документообігу — електронний. Для цього ми й створили наші програмні продукти, зокрема, програму M.E.Doc, якою українські бухгалтери вже користуються багато років. ЕДО допомагає не лише обмінюватися е-документами з контрагентами, а й зберігати всі документи в електронному архіві, маючи до них цілодобовий доступ. Так, підприємство може продовжувати роботу без затримок і підтримувати економіку України, яка сьогодні особливо потребує стабільної роботи бізнесу. 

Але що зараз робити суб’єкту господарювання при втраті, пошкодженні або знищенні первинки під час воєнних дій? Як ми повідомляли, ВРУ 01.04.2022 р. був прийнятий законопроект № 7234 — Закон України від 01.04.2022 року № 2173-IX, який врегульовує саме ці питання.
 

Як вирішити проблему втрати документів?

Податковим кодексом України (далі — ПКУ) до платників податків, діяльність яких провадилась на території населених пунктів, де відбувалися (відбуваються) бойові дії, і які не можуть надати первинні документи, на підставі яких здійснювався облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 ПКУ, застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.
 

Підстави для неможливості пред’явлення первинних документів:

• первинні документи втрачені (знищені чи зіпсовані);
• перебувають на територіях населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, звідки їх неможливо вивезти або вивезення пов’язане з ризиком для життя та здоров’я платника податків, фізичних осіб;
• інші адміністративні перешкоди, встановлені органами влади. 

Що робити у випадку втрати первинки?

У випадку втрати або неможливості вивезення первинних документів, платник податків повинен надати до контролювального органу повідомлення у довільній формі про неможливість вивезення первинних документів за місцем обліку.

Повідомлення, що подається, повинно бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, у якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів). 

Дані та показники податкової звітності платника податків/податкового агента за податкові (звітні) періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.

Подане повідомлення є також підставою для збереження витрат (включно з витратами у зв’язку з придбанням цінних паперів/ корпоративних прав) та/або від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток (включно з від’ємним фінансовим результатом за операціями з цінними паперами/ корпоративними правами), та/або податкового кредиту з ПДВ, та/або суми від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів без наявності договірних, розрахункових, платіжних та інших первинних документів, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухобліку та нарахування податку.

Після подання до контролювального органу повідомлення щодо неможливості вивезення первинних документів у зв’язку з їх перебуванням на території населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків стане відомо про втрату цих документів, такий платник податків зобов’язаний подати до контролювального органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин.

Важливо! Платники податків, які подали повідомлення про втрату первинних документів, не можуть бути перевірені контролювальним органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, зокрема, і після завершення дії воєнного стану. Втрата документів, що не пов’язана з проведенням на території населених пунктів бойових дій, не надає права платнику податків застосовувати спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування спеціальних правил підтвердження даних покладається на контролювальний орган. Платник податків, який безпідставно застосував спеціальні правила для підтвердження даних, вважається таким, що ухиляється від сплати податків та несе відповідальність, передбачену ПКУ та іншими законами України. 

Будь-яких додаткових проблем та питань можна уникнути взагалі, якщо бізнес прийме рішення перейти на ЕДО! Аргументом для цього можуть стати втрати, яких вже зазнав бізнес багатьох підприємців і яких можна було уникнути. Ведення документів в електронному вигляді надає можливість у будь-який момент, за необхідності, їх знайти, переглянути чи роздрукувати, навіть з архіву. ЕДО — зараз є однією з вкрай необхідних технологій для українського бізнесу, яка дозволить захистити документи від втрат та пошкоджень.

Перейти на ЕДО дуже просто, а якщо ви вже користуєтесь програмою M.E.Doc, вас ще здивують можливості програми, яку ви звикли використовувати для подання звітності.

Про те, що робити юрособі, якщо офіс зруйновано, а первинку відновити неможливо, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.

Якщо у вас виникли запитання або потрібна консультація щодо можливості переходу вашого підприємства на ЕДО, звертайтесь за безплатною консультацією до наших фахівців: +38 (044) 206 72 15. 

Також читайте детальний матеріал з описом дій щодо збереження та перевезення документів вашого підприємства, які необхідно вжити у випадку загрози окупації вашого населеного пункту.