Довідка про використані РК: як подати?

Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі при продажу товарів (наданні послуг), а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані подавати до контролюючих органів звітність, пов’язану із застосуванням реєстратора розрахункових операцій (далі - РРО) та розрахункових книжок (далі - РК), не пізніше 15 числа наступного за звітним місяцем. Це визначено абз. першого п. 7 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далі - Закон № 265). 

Наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13 затверджено Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядок подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), (далі - Порядок № 13). 

Так, звітність, пов’язана із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункової книжки), (далі - КОРО (РК)), подається суб’єктом господарювання за формою № ЗВР-1 (далі - Звіт за ф. № ЗВР-1) щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом із РК у випадках, визначених Законом № 265. 

Звітність, пов’язана з використанням РК, подається у складі Звіту за ф. № ЗВР-1 та Довідки про використані розрахункові книжки (далі - Довідка) до контролюючого органу за місцем реєстрації РК у терміни, визначені чинним законодавством. При поданні звітності одночасно надавати КОРО чи РК не потрібно (пп. 4 Порядку № 13). 

Зверніть увагу! Суб’єкти господарювання, які подають податкову звітність в електронному вигляді, Довідку (ідентифікатор форми - F/J0525002) надсилають в електронній формі засобами електронного зв’язку з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». 

У заголовній частині Довідки зазначається: 

• найменування суб’єкта господарювання; 
• місцезнаходження; 
• код за ЄДРПОУ чи реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта; 
• кількість штук повністю використаних у звітному місяці РК. 

Таблична частина Довідки передбачає заповнення таких граф: 

• порядковий номер; 
• номер РК - зазначається номер використаної РК, який складається з 10 цифр (фіскальний номер першої КОРО) та проставленого через дріб порядкового номера РК і літери «к». При реєстрації РК, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, до номера РК додається літера «с»; 
• період використання, де: у колонці «початок» - зазначається дата початку використання РК, яка вказана в корінці першої розрахункової квитанції РК, у колонці «кінець» - зазначається дата закінчення використання РК, яка вказана в корінці останньої розрахункової квитанції РК; 
• кількість анульованих квитанцій - зазначається кількість анульованих розрахункових квитанцій. У разі пошкодження розрахункової квитанції чи здійснення помилкового запису таку квитанцію слід анулювати, для чого на корінці та відривній частині робиться позначка «Анульовано», що засвідчується підписом особи, яка здійснює розрахунки. 

Згідно з приміткою до Довідки, така Довідка повинна містити інформацію про РК, за якими дата кінця використання припадає на звітний місяць. Суб’єкт господарювання - фізична особа засвідчує Довідку особистим підписом. 

Таке роз'яснення надано на Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 109.12. 

Нагадаємо, реєстрація першої розрахункової книжки (далі - РК) в контролюючому органі відбувається одночасно з реєстрацією КОРО на окрему господарську одиницю або на РРО. 

Про термін зберігання КОРО та РК після їх закінчення читайте в Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.