Податкова перевірка. Корисні поради, які спростять процес спілкування з інспектором

“Больовою точкою” для багатьох компаній є податкові перевірки. Це питання хвилює не лише тих, хто вже працює з електронним документообігом, а й тих, хто тільки планує перехід.

Правильна підготовка до податкової перевірки та використання електронного документообігу значно знизять ваш рівень стресу. Ми зібрали 3 поради, які спростять процес проходження податкової перевірки і дозволять почуватися більш впевнено. 
 

1 порада: надати інспектору робоче місце з доступом до електронних документів у вашій системі ЕДО. 

Це дозволить швидко знайти потрібні файли в електронному архіві та зекономити час на їхній пошук. За необхідності, інспектор зможе зберегти документи з підписами для подальшої перевірки на призначених для цього ресурсах.

Як це зробити безпечно? Обов’язково створіть для інспектора окремий обліковий запис, під яким він зможе працювати у вашій системі ЕДО. Для прикладу, у програмі M.E.Doc від українського розробника Linkos Group можна не лише створити окремий обліковий запис, але й налаштувати права доступу виключно до тих документів, які потрібні для перевірки.

Як правило, це первинні бухгалтерські документи. 

2 порада: звертайте увагу на правильне оформлення електронних документів. 

Не забувайте, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, але тільки за умови, що вони оформлені належним чином. 

Ось на що варто звернути увагу:

• документи повинні бути підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом. Без електронного підпису документ не має юридичної сили, тож важливо переконатися, що всі документи підписані дійсним електронним підписом відповідальних осіб: директора, бухгалтера або інших уповноважених співробітників. 
• у документах мають бути зазначені всі основні реквізити: назва, дата, інформація про суб'єкт господарювання тощо. Для кожного типу первинних документів встановлені свої вимоги до реквізитів, тож важливо дотримуватися цих правил;
• документи повинні відповідати реальним господарським операціям і звітності. Це допоможе уникнути зайвих запитів під час перевірки.

Дізнавайтеся більше про електронний документообіг та його особливості за посиланням. 

До слова, перевіряючі можуть запросити надати копії електронних документів, які належать до предмета перевірки, у паперовому вигляді — і це законна вимога.  

3 порада: подбайте про надійне зберігання документів. 

Електронні документи повинні зберігатися в електронному архіві або в базі надійної системи ЕДО, яка гарантує їхню доступність 24/7. Для зручного пошуку та безпеки документи повинні мати метадані, які полегшують їхню ідентифікацію та перевірку. 

У програмі M.E.Doc ви знайдете два зручні варіанти для довготривалого зберігання документів. 

1. Зберігання документів безпосередньо в базі даних програми. Це найпростіше рішення, адже ви працюєте у знайомому інтерфейсі, і всі необхідні документи завжди під рукою. Ви легко можете знаходити потрібні файли, а це робить вашу роботу ще більш ефективною.
2. Архівування в окрему базу. Цей варіант довготривалого зберігання документів підходить, якщо у вас накопичилася значна кількість первинних документів, або ви вже давно відзвітували за деякими з них. Такий підхід стане в нагоді, коли документи не потрібні щодня, але можуть знадобитися при запитах від контрагентів чи під час податкової перевірки. У такому разі ви можете скористатися функцією «Архівування документів», щоб перенести їх в окрему базу даних. Це допоможе вам зберегти порядок і швидко знаходити потрібні файли, коли це знадобиться.

Більше про зберігання документів можна дізнатися тут.

Увага! Податкова не може відмовити у визнанні чинності документів лише через те, що вони в електронному форматі. Першочергово перевірка зосереджена на змісті документів і відповідності операцій. І вже багато компаній в Україні успішно пройшли перевірки саме з електронними документами.

Отже, хоча податкова перевірка може бути стресовою подією, це не повинно бути причиною для відмови від переходу на електронний документообіг та діджиталізації вашого бізнесу. Віримо, що наші корисні поради допоможуть вам скласти чіткий план дій — і ви зрозумієте, що все не так страшно, як здається. Пам’ятайте, якщо ви користуєтесь програмою M.E.Doc лише для подання звітності, ви використовуєте лише 30% її потенціалу.

Маєте додаткові запитання стосовно M.E.Doc? Звертайтеся до нашого відділу продажів за номерами телефонів: 

+380 44 206 72 15
+380 67 633 07 48

M.E.Doc — електронний документообіг і звітність в одній програмі.

Більше про сучасний електронний документообіг: питання, відповіді, новини, підказки, лайфхаки дізнавайтеся в подкасті «Про електронний документообіг в Україні» на каналі EДО talks. Дякую кожному, хто цікавиться світом електронного документообігу!