Алгоритм роботи ФОП з програмним РРО

З 01.08.2020 р. суб’єкти господарювання розпочали застосування програмних РРО (далі – ПРРО) під час здійснення розрахункових операцій. Зробити свій вибір на користь того чи іншого реєстратора допоможе матеріал Все про РРО: Класичний vs програмний РРО. А також дізнатись про те, кому з ФОПів 2-4 групи слід використовувати РРО (ПРРО) вже зараз, а кому – з 01.01.2021 р.

Нагадаємо, що програмний РРО є програмою, яка може бути встановлена на будь-який гаджет (смартфон, планшет, ноутбук тощо). Отже, вважаємо, що він є найбільш привабливим у фінансовому плані для фізичних осіб – підприємців.

Які кроки слід пройти підприємцю, щоб почати працювати з ПРРО?

Крок 1. Оберіть програмне забезпечення.

Оберіть зручний саме для Вас, новітній програмний реєстратор розрахункових операцій, наприклад, Сashalot або СOTA Каса.

Крок 2. Отримайте кваліфікаційний електронний підпис (КЕП) для відповідальної особи, щоб мати можливість підписувати (завіряти) фіскальний чек ПРРО.

Зареєструйте касира на фіскальному сервері. Реєстрація касира здійснюється шляхом подання повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (форма F1391801) через Єдине вікно подання електронної звітності або будь-яке програмне забезпечення (M.E.Doc тощо).

До відома! Фіскальний чек ПРРО можна завірити також електронною печаткою суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО.

Замовити КЕП зручно на ЦСК «Україна».

Крок 3. Зареєструйте господарську одиницю, де буде використовуватись ПРРО, якщо вона не обліковується в податковому органі.

Для цього подайте ф. № 20-ОПП, щоб повідомити ДПС про такий об’єкт оподаткування.

До відома! Господарська одиниця – це стаціонарний або пересувний об'єкт, у тому числі транспортний засіб, де реалізуються товари чи надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.

Крок 4. Зареєструйте касу (у кількості, яка Вам потрібна) на фіскальному сервері.

Для цього потрібно подати Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (ідентифікатор форми F1316602) або декілька заяв – за потреби. Наочно про особливості заповнення цієї форми у M.E.Doc – у матеріалі.

За відсутності підстав для відмови у реєстрації ПРРО реєструється: фіскальний сервер ДПС присвоює йому фіскальний номер ПРРО із внесенням даних до Реєстру ПРРО. Дата формування фіскального номера ПРРО і буде датою його реєстрації.

От і все. Як бачите, розпочати роботу з ПРРО – дуже швидко та просто.

Якщо маєте питання, щодо ПРРО пропонуємо ознайомитись з відповідями ДПС на актуальні запитання щодо впровадження програмних РРО.

Чи необхідно скасовувати апаратний РРО та реєструвати програмний?

Законодавчо не встановлено обмежень щодо використання суб’єктом господарювання, наряду з апаратним, програмного РРО.

Суб’єкт господарювання самостійно, виходячи з власних потреб, обирає вид РРО (програмний та/або апаратний), засобами якого має намір здійснювати реєстрацію розрахункових операцій.

У разі, якщо суб’єкт господарювання приймає рішення використовувати програмний РРО замість апаратного, реєстрацію апаратного РРО необхідно скасувати.

Чи може СГ самостійно створити для себе «Програмний РРО» та використовувати його у своїй діяльності?

Основними законодавчо встановленими вимогами для будь-якого ПРРО є забезпечення виконання ним фіскальної функції через фіскальний сервер контролюючого органу та обов’язкове включення ПРРО до реєстру програмних реєстраторів розрахункових операцій. Якщо ці умови виконуються ПРРО, то такий ПРРО може застосовуватись для проведення розрахункових операцій незалежно від того, хто його виробник.

Чи відносяться до розрахункового документа фіскальній чек, який друкується через «Програмний РРО»?

Визначення розрахункового документа встановлено Законом України від 20.09.2019 року № 128-IX (далі – Закон № 128), згідно з яким:

розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених цим Законом, зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним реєстратором розрахункових операцій, чи заповнений вручну.

Тобто, фіскальний чек, роздрукований на ПРРО, є розрахунковим документом.

Що таке «офлайн-режим» для застосування ПРРО?

Законом № 128 встановлено, що на період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу проведення розрахункових операцій здійснюється в режимі офлайн, що може тривати не більше 36 годин, із створенням електронних розрахункових документів, яким присвоюються фіскальні номери із діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером контролюючого органу.

Як працювати з Програмним РРО в «офлайн-режимі»?

Порядок застосування РРО, у т. ч. під час роботи в режимі офлайн, встановлений Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних РРО, що розроблений відповідно до ст. 7 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Ознайомитись з порядком можна тут.

Де контролюється час офлайн і як рахується?

Нормативно-правовими актами передбачено вимоги до ПРРО, програмне рішення якого під час роботи в режимі офлайн має забезпечувати контроль залишку часу, протягом якого може тривати режим офлайн (36 годин підряд або 168 годин на місяць).

Час, протягом якого ПРРО перебував у режимі офлайн, підраховується шляхом сумування таких періодів: від дати та часу, що зазначаються у повідомленні з відміткою «початок переведення ПРРО в режим офлайн» до дати та часу, зазначених у повідомленні «завершення режиму офлайн».

Від дати та часу, зазначених у повідомленні «завершення режиму офлайн» до дати та часу, зазначених у повідомленні «початок переведення ПРРО в режим офлайн», якщо в період між такими строками на фіскальному сервері не реєструвались на фіскальному сервері у режимі онлайн-обміну розрахункові документи, отримані від цього ПРРО.

Яким чином контролюється перехід режиму роботи ПРРО з офлайн в онлайн?

ПРРО автоматично переводиться із режиму офлайн в режим онлайн-обміну з фіскальним сервером у момент відновлення зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером.

Програмне рішення ПРРО, працюючи в режимі офлайн, повинно забезпечувати постійний контроль щодо відновлення зв’язку ПРРО з фіскальним сервером та перевіряти наявність зв’язку перед формуванням кожного чека в режимі офлайн.

Чи має право суб’єкт господарювання, який використовує ПРРО, не отримувати діапазон фіскальних номерів?

Суб’єкт господарювання може не отримувати діапазон фіскальних номерів у разі, якщо ним приймається рішення не використовувати ПРРО під час відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером ДПС та не проводити розрахункові операції у цей період.

У який момент часу формується діапазон номерів для ПРРО і яким чином він поповнюється?

Перша порція діапазону номерів (2000) видається під час реєстрації ПРРО.

За заявою суб’єкта господарювання таку кількість може бути збільшено, виходячи із розрахунку максимальної кількості розрахункових документів (чеків), які формуються ПРРО в режимі онлайн протягом 36 годин безперервно протягом календарного року.

Щоразу після приймання фіскальним сервером ДПС від ПРРО пакета створених ним копій чеків із присвоєними ним фіскальними номерами із діапазону, для такого ПРРО формується наступна порція фіскальних номерів.

Кількість виданих (зарезервованих) номерів відповідає кількості отриманих фіскальним сервером (використаних таким ПРРО) номерів.

Чи накладається електронна мітка часу на розрахункові документи, що створюються ПРРО в режимі офлайн?

Під час роботи ПРРО в період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером та за наявності інтернет-зв’язку або мобільного інтернет-зв’язку електронна позначка часу на розрахункові документи накладається надавачем електронних довірчих послуг.

Як пов’язуються між собою ПРРО, господарські одиниці та касири?

ПРРО реєструється на окрему господарську одиницю реквізити якої зазначаються у розрахунковому документі (чеку).

Касир, що здійснює розрахункові операції засобами цього ПРРО, має засвідчувати відкриття зміни, проведення розрахункової операції шляхом накладання на повідомлення про відкриття зміни, розрахунковий документ / z-звіт свого електронного підпису або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО.

Про завершення державної реєстрації наказів Мінфіну про застосування програмних РРО читайте у Блозі бухгалтера, Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.