Аудит трудових книжок: перевіряємо перед скануванням

Як зазначає ГУ ПФУ у Вінницькій області, перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит. З чого його розпочати?

Насамперед, слід перевірити першу сторінку (титульний аркуш).

1. Звіряємо паспортні дані

На першій сторінці трудової книжки зазначаються відомості про працівника. Отже, на відповідність паспортним даним необхідно перевірити такі записи в трудовій:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• дату народження.

Окрім того, зверніть увагу на наявність:

• підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
• підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
• печатки закладу, де трудову заповнили вперше.

1. Перевіряємо записи про зміни ПІБ

У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний внести відповідні записи до його трудової книжки. Підстава - документи, що підтверджують зміни:

• паспорт;
• свідоцтво про шлюб;
• свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.

Зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Для  цього необхідно:

• однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове;
• на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, з його реквізитами;
• запис завіряють підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.

1. Як усунути виявлені помилки?

Якщо виявлена помилка у записі ПІБ чи даті народження. Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим, складають акт на його списання та оформляють трудову на іншому бланку. Якщо помилився попередній роботодавець – працівнику необхідно звернутись до нього для виправлення помилки. В разі ліквідації попереднього місця роботи, виправити ситуацію необхідно в судовому порядку.

! Якщо не внесено запис про зміну ПІБ. Таку помилку може виправити останній роботодавець та внести відповідні зміни.

Наступний єтап – це перевірка записів про роботу.

1. Перевірка записів у розділі «Відомості про роботу».

До розділу «Відомості про роботу» вносяться:

• відомості про роботу, в тому числі і про роботу за сумісництвом;
• відомості про переведення на іншу роботу/посаду;
• відомості про присвоєння нового розряду/рангу тощо;
• відомості про звільнення.

Зверніть увагу! Записи слід виконувати акуратно, будь-які закреслення чи виправлення в трудовій книжці робити заборонено.

У разі виявлення трудової книжки з виправленнями чи закресленнями, виправте порушення перед скануванням.

2. Хто повинен виправити помилки?

Виправляє помилку роботодавець, який її припустився. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний чи неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником, а в разі його відсутності – архівом.

Важливо! Якщо помилки припустились на Вашому підприємстві, виправіть її правильно.

У разі необхідності внесення зміни або визнання недійсним запис, наприклад, про прийняття, переведення, звільнення чи підставу звільнення, потрібно після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записати:

«Запис за № … недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)», «Запис за № … недійсний. Переведений на таку-то посаду», «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі», «Запис за № … є недійсним, звільнений за … (зазначаєте нове формулювання)».

В свою чергу, у графі 4 робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

В ході аудиту виявили відсутні записи про звільнення з попередніх місць роботи?

Якщо в трудовій книжці є «незакриті» записи про роботу раніше, це не заважає новому роботодавцю зробити запис про прийняття на роботу, але якщо передасте таку сканкопію до ПФУ, її не приймуть.

Необхідно повідомити про це працівника та запропонувати йому звернутися до колишнього роботодавця, щоб отримати довідку про роботу з датами прийняття, переведення та звільнення та реквізитами наказів або до місцевого трудового архіву, якщо підприємство ліквідоване.

Нагадаємо, що трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

Трудову діяльність обліковуватиме Пенсійний фонд. Перевірити дані своєї трудової книжки можна на порталі ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка» в особистому кабінеті українця.

Про які зміни у трудовій книжці варто повідомляти працівника, та що робити у разі виявлення невірного запису у трудовій, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.