Про які зміни у трудовій книжці варто повідомляти працівника?

Нагадаємо, що трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

1. Для чого потрібна трудова книжка?

Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках - іншу відповідальність. Також, відповідно до ст. 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення», трудова книжка є основним документом, який підтверджує стаж роботи.

2. Як виконують записи у трудовій книжці?

Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до найменувань професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту України, та відповідно до п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58). Відтак, керівники підприємств, оформляючи кадрову документацію (трудові книжки, накази, штатні розписи тощо), мають записувати назви посад (професій) відповідно до Класифікатора професій.

Також при формуванні Звіту з ЄСВ професійні назви робіт мають відповідати Класифікатору професій. Про чергові зміни до Класифікатора професій ми писали у матеріалі.

3.  Хто може робити виправлення запису у разі помилки?

Згідно з п. 2.6 Інструкції № 58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

4. Як відбувається приведення у відповідність назви посади чи професії?

Приведення назви посади чи професії у відповідність до Класифікатора професій може провадитись без змін в організації виробництва і праці та, відповідно, про це не потрібно повідомляти працівника, що обіймає цю посаду (працює за професією), за два місяці. Достатньо лише видати відповідний наказ, на підставі якого внести зміни до штатного розпису, трудової книжки працівника, що обіймає цю посаду, посадової інструкції та доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Оскільки Класифікатор професій не є нормативним актом, а є лише статистичним та рекомендаційним документом, Держпраці рекомендує в обов’язковому порядку видавати на підприємствах накази (розпорядження), які приводять у відповідність професійні назви робіт, затверджені штатним розписом підприємства, з професійною назвою робіт із Класифікатора професій. Також до штатного розпису слід вносити і відповідні зміни, якщо назва певної посади була записана правильно, але згодом, внаслідок введення змін та доповнень до Класифікатора професій або з виданням нової редакції Класифікатора професій, зазнала змін.

5. Чи повинен працівник ознайомлюватися з новим записом у трудовій книжці?

Працівника потрібно ознайомити з новим записом у трудовій книжці під підпис в особистій картці. Оскільки, п. 2.5 Інструкції № 58 передбачається, що з кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

6. Якою є процедура приведення штатного розпису у відповідність до Класифікатора професій?

Для приведення штатного розпису у відповідність до Класифікатора професій необхідно:

• проводити аналіз назв посад (професій) на відповідність до Класифікатора професій;
• аналізувати фактично виконувані працівниками завдання та обов’язки на відповідність до назв посад (професій) з урахуванням кваліфікаційних характеристик та кваліфікаційних вимог, установлених для відповідних професій;
• оформляти результати аналізу штатного розпису та готується доповідна записка про необхідність внесення змін до штатного розпису;
• видавати накази з основної діяльності про внесення змін до штатного розпису і наказ з особового складу про внесення змін до трудової книжки працівників та інших кадрових документів (особова картка, посадова інструкція тощо).

7. Коли потрібно повідомляти працівника про зміну істотних умов праці?

Відповідно до частини третьої ст. 32 КЗпП у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці – систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших – працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. Отже, якщо зміна назви посади (професії) зумовлює зміну посадових (робочих) обов’язків, розряду, розміру оплати праці тощо, працівника має бути повідомлено про це не пізніше ніж за два місяці.

Відповіді на актуальні питання щодо трудової книжки надали фахівці Держпраці у Львівській області.

Про те, що Уряд схвалив проєкт закону про електронні трудові книжки та про невірний запис у трудовій, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері програми M.E.Doc, а також на нашому Telegram-каналі.