Щодо ведення електронної трудової книжки

Нагадуємо нашим читачам, що 10 червня 2021 р. набув чинності Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, який вніс зміни до Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника. Із цієї дати запроваджено електронний облік трудової діяльності. 

Основна суть змін – переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП). 

Ведення електронної трудової книжки дозволяє удосконалити облік трудової діяльності, зменшити паперовий документообіг, дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – це дасть можливість автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду. Роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу тощо. 

До відома! У працівників і роботодавців є п’ять років (до 9 червня 2026 р.) для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних ПФУ та внесення відповідних даних до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. З цього моменту паперова версія зберігається у працівника, а за бажанням працівника може вестися паралельно з електронною версією. 

Знайти електронну трудову книжку можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ. 

Відомості про трудову діяльність може вносити як працівник, так і роботодавець. Для внесення даних до електронної трудової книжки треба мати кольорові скановані копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та документів, які містять записи з оригіналів трудової або документів, що підтверджують стаж. 

Електронна трудова книжка містить дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 р. Це пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». У попередні періоди стаж вважався трудовим. 

У разі початку трудової діяльності до 2004 р. необхідно додати інформацію про це особисто, з наданням сканованих копій документів, записів у трудовій книжці та інших документів. До електронної трудової книжки необхідно додати всі документи, які здійснюють вплив на розрахунок стажу, зокрема це документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. 

Про це повідомлено на Телеграм-каналі Східного міжрегіонального управління Держпраці. 

Читайте більше на цю тему у Блозі бухгалтера, Інформері M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі: 

- E-трудові книжки: на що звертати увагу роботодавцю 

- Аудит трудових книжок: перевіряємо перед скануванням; 

- Трудовий стаж: як підтвердити?