Залишок коштів на відрядження: коли повернути?

Готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України. Це передбачено п. 19 розд. II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148). 

Пунктом 20 розд. II Положення № 148 визначено, що фізособи – довірені особи установ/ підприємств – юросіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструмента, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Вони подають до підрозділу бухгалтерського обліку установи/ підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок установи/підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України. 

Форма Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. 

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Вона є основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ. 

Абзацом першим п. 11 розд. II Інструкції № 59 передбачено, що відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. 

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (абз. другий п. 11 розд. II Інструкції № 59). 

Відповідно до абз. п’ятого п. 11 розд. II Інструкції № 59, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3-х банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою. 

При цьому, нормами законодавства не передбачено окремих строків для повернення суми коштів/ електронних грошей, отриманих як аванс на відрядження або під звіт, у випадку, якщо відряджений працівник не використав частину суми такого авансу. 

Отже, якщо працівник отримав аванс на відрядження та не використав частину суми такого авансу, він повинен до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, повернути зазначені кошти на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою). 

Відповідь розміщена на Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 109.14. 

Про зміни в порядку оподаткування та звітування щодо витрат на відрядження з 01.04.2023 р., про внесення змін до авансового звіту та про аванс та відшкодування витрат на закордонне відрядження, читайте у Блозі бухгалтера, в Інформері M.E.Doc та на нашому Telegram-каналі.