Накладні: особливості та ключові відмінності

Накладна – це не просто документ, а справжній рушій фінансово-господарської діяльності підприємств. Вона є ключовим свідченням передачі товарів, їх відвантаження, транспортування та продажу. Без неї бізнес-процеси були б хаотичними, а облік – незрозумілим. 

Існує кілька видів накладних, і кожна з них має своє чітке призначення та набір обов’язкових реквізитів. 

У цій статті ми розберемо: 

• Основні види накладних та їх ключові особливості. 
• Які реквізити є обов’язковими, та чим вони відрізняються в різних накладних? 
• Що спільного між накладними? 
• Підсумок. 

Готові розібратися? Тоді поїхали! 

Основні види накладних та їх ключові особливості 

1. Податкова накладна 

Податкова накладна є основним документом для розрахунків із податку на додану вартість (ПДВ). Вона складається продавцем товарів або послуг та підтверджує факт постачання. 

Основні її реквізити: 

• дата та номер документа; 
• найменування та реквізити продавця і покупця; 
• індивідуальний податковий номер (ІПН) сторін; 
• опис товару (послуги), одиниці виміру, кількість; 
• сума з урахуванням ПДВ; 
• ставка ПДВ та сума податку. 

Форма: електронна (обов’язково реєструється в Єдиному реєстрі податкових накладних). 

Докладно про неї читайте тут. 

2. Видаткова накладна 

Цей документ підтверджує факт відпуску товару зі складу продавця та його передачу покупцю. 

Основні реквізити: 

• дата оформлення; 
• дані постачальника і покупця; 
• перелік товарів (назва, кількість, ціна); 
• загальна сума без ПДВ і з ПДВ; 
• підписи відповідальних осіб. 

Форма: паперова або електронна. 

Більше по видаткову накладну – у матеріалі. 

3. Товарно-транспортна накладна (ТТН) 

ТТН використовується для супроводу вантажів під час перевезення і є обов’язковим документом для здійснення вантажних перевезень.  

Основні реквізити: 

• дата та номер документа; 
• відправник та одержувач вантажу; 
• дані про транспортний засіб і водія; 
• опис вантажу (назва, кількість, вага); 
• відмітки про приймання та здачу вантажу. 

Форма: паперова або електронна (залежно від бажання і можливостей замовника (вантажовідправника)). 

Більше  про ТТН – тут. 

4. Накладна-вимога на відпуск 

Цей документ використовується для оформлення видачі товарно-матеріальних цінностей зі складу на внутрішні потреби підприємства, а також для їх відпуску господарствам поза територією підприємства або стороннім організаціям.   

Основні реквізити: 

• дата і номер накладної-вимоги на відпуск; 
• найменування та реквізити підприємства; 
• перелік матеріальних цінностей, що відпускаються; 
• підписи відповідальних осіб. 

Форма: паперова або електронна. 

Докладніше про накладну-вимогу на відпуск – читайте у матеріалі. 

Як бачимо, є спільні реквізити, які повторюються в усіх формах накладних, що розглядаються, а є ті, що відрізняються. Наочно це представимо у таблиці. 

Які реквізити є обов’язковими, та чим вони відрізняються в різних накладних? 

Що спільного між накладними? 

• Юридична значимість. 

Усі накладні є офіційними документами, що підтверджують факти господарських операцій. 

• Систематизація документообігу. 

У правильно заповнених формах накладних чітко зафіксований зміст господарської операції, що спрощує контроль та звітність. 

• Можливість використання в електронній або паперовій формі. 

Більшість накладних, які ми розглянули, можуть оформлюватися як у паперовому, так і в електронному вигляді, залежно від вимог законодавства. Зручно скористатися готовими шаблонами цих документів, наявними в M.E.Doc, або ж розробити власні шаблони.  

Підсумок 

• Податкова накладна використовується для обліку ПДВ, видаткова підтверджує передачу товару покупцю, товарно-транспортна – супроводжує вантаж під час перевезення, а накладна-вимога на відпуск застосовується здебільшого для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.  
• Розуміння особливостей кожного виду накладної допоможе підприємствам правильно вести документообіг і уникати непорозумінь з контролюючими органами.