Користувацькі довідники – зменшення рутини

Звітлана почала ранок, як завжди: з філіжанки кави й кількох хвилин тиші перед робочим днем. Технічну сторону файлу SAF-T UA бухгалтерка вже вивчила, тож тепер вирішила братися за M.E.Doc API SAF-T UA. «Ще одна сходинка вгору і плюсик у власний досвід», – подумала вона й вирішила запросити Сафтія допомогти розібратися детальніше з новою програмою. 

– Сафтію, ти колись уже знайомив мене з M.E.Doc API SAF-T UA. Я вирішила дослідити цю програму глибше й натрапила в меню на розділ «Довідники». Нагадаєш, навіщо вони взагалі?   

–  Звичайно, давай розбиратися! – сказав з ентузіазмом Сафтій. – Як ти, напевно, памʼятаєш у меню є шість довідників: «Підприємства», «Користувачі», «Банківські рахунки», «Посадові особи», «Таблиця податків» і «Групи активів». Їх фішка в тому, що ти один раз вносиш необхідну інформацію, а потім використувуєш її для швидкого заповнення файлу SAF-T UA. 

– Окей! А можеш детальніше розповісти про кожен довідник? – зацікавлено спитала Звітлана. 

– Звісно, почнемо з довідника «Підприємства». Тут зберігається вся базова інформація про організації, для яких ти формуєш SAF-T UA: назва, адреса, код ЄДРПОУ, дані контролюючого органу, фонду чи філії. Тут же для кожного підприємства можна завантажити або оновити ліцензію на використання програми. Далі йде довідник «Користувачі». У ньому можна керувати обліковими записами: додавати нових користувачів або редагувати вже існуючих. Як правило, ці два довідники більше в зоні відповідальності системного адміністратора. 

–  Ну я все ж бухгалтер, тож мені цікавіше дізнатися про довідники, які в першу чергу допоможуть у моїй щоденній роботі.  

–  Добре, тоді рухаємося далі, –  продовжив Сафтій. – У довіднику «Банківські рахунки» зберігаються всі реквізити рахунків підприємства, а в «Посадових особах» – дані про усіх посадових осіб за усі періоди. Цими довідниками ти можеш користуватися, наприклад, коли будеш заповнювати або редагувати розділ «Заголовок» у файлі SAF-T UA. 

– Ок, а якщо директор зміниться чи рахунок закриється?  

– Усе просто, інформацію в довідниках можна редагувати. Достатньо знайти потрібний запис і, наприклад, для посадової особи вказати дату звільнення, а для рахунку – дату закриття. Після цього ці записи вже не використовуватимуться, тож плутанини не буде. 

– Зрозуміло. А як щодо довідників «Таблиця податків» і «Групи активів»?  

– У «Таблиці податків», як ти вже здогадалася, зберігається інформація про податки. ПДВ уже внесено у довідник наперед, але за потреби можна додати й інші податки. І останній, але не менш важливий, довідник – «Групи активів». Він містить базові дані за Податковим кодексом, проте завжди можна доповнити його відповідно до облікової політики підприємства. 

– Зручно. А вони якось підключаються до основного файлу, чи треба все переносити вручну?  

–  Все автоматично. Наприклад, дані з «Груп активів» ти можеш використати в розділі «Довідники» → «Необоротні активи» → «Вартість активу». Вони підключені до поля «Група активу». А дані з «Таблиці податків» ти зможеш у майбутньому використовувати в розділі «Довідники» → «Таблиця податків», скориставшись довідником підключеним до поля  «Вид». Тобі не треба щоразу вводити одне й те саме, адже система вже сформувала звʼязок.  

– А як мені скористатися цими довідниками під час заповнення файлу?  

– Дуже просто. Наприклад, під час заповнення інформації про посадових осіб або банківські рахунки у розділі «Заголовок»  натисни іконку . Відкриється вікно з довідником. Далі просто обери один або навіть декілька записів.  

– А заповнення даними із довідників «Групи активів»  і «Таблиця податків» відбувається так само?  

– Загалом так, тільки іконка виглядає інакше – . Як бачиш ніякого Copy-Paste, все автоматично. 

– Я вже люблю ці довідники – із захватом промовила бухгалтерка. 

– І правильно! Це ж твій власний «органайзер» даних. До речі, вони поповнюються не лише вручну, а й автоматично – наприклад, при завантаженні даних через API. А якщо під час заповнення файлу знадобиться щось додати, теж не проблема: можна зробити це прямо там. 

– Дякую, Сафтіє!  

– Завжди радий! Якщо виникнуть ще питання – пиши. 

Сафтій попрямував далі у своїх справах, а Звітлана,  залишившись сам на сам із робочими викликами, з цікавістю заглибилася в експерименти з користувацькими довідниками. 

Висновки: 

• Користувацькі довідники скорочують рутину та заощаджують час. 

• Дані достатньо внести один раз, щоб потім багаторазово їх використовувати. 

• Автоматичні зв’язки економлять години роботи. 

• Все можна редагувати й оновлювати на ходу.  

Далі буде... 

У наступній статті - «Заборонені символи - не біда». Розберемося, чому певні символи можуть зіпсувати XML і як система з цим справляється.  

• Ти щось чув про SAF-T UA?
• Серія розмов про SAF-T: просто про складне
• Нормативка без паніки: про SAF-T UA по-людськи
• Перше знайомство з M.E.Doc API SAF-T UA
• Як потрапляють дані до SAF-T UA: API, Excel і ручне введення
• Файл без секретів: що таке XML, XSD, розмір і формат подачі