Робота з файлом SAF-T UA, або як не злякатись таблиць

Осінній дощ стукав у вікно, а Звітлана гріла руки об чашку гарячого чаю з лимоном. За останні місяці вона дізналася чимало про SAF-T UA: і про нормативні документи, що його регулюють, і про те, як дані потрапляють у файл, і навіть про заборонені символи. Усе це цікаво, але було, скоріше, підготовкою до чогось більш вагомого. 

Скільки можна лише читати про SAF-T UA? – усміхнулася Звітлана. – Час сформувати свій перший файл. 

Щоб не загубитися серед нюансів і відчувати себе впевнено, вона запросила того, хто завжди вмів пояснити складне просто, – Сафтія. 

– Сафтію, я хочу сформувати свій перший справжній файл SAF-T UA! Допоможеш? 

– Я чекав цього моменту! – усміхнувся Сафтій. – Тут і починається найцікавіше. Давай крок за кроком. Спочатку в Medoc API SAF-T UA відкрий меню й переконайся, що ти у розділі «Реєстр». Тепер натисни кнопку «Сформувати».

– Ого, назва файлу згенерувалась сама! – здивувалась Звітлана. 

– Авжеж, але якщо хочеш, можеш її змінити. 

– Зрозуміла. А що далі? 

– Наступний крок – вибір періоду: «Минулий місяць», «Минулий квартал» або власний діапазон. Як тільки обереш потрібний, сміливо натискай «Застосувати». 

–  І це все? – з недовірою перепитала Звітлана. 

– Саме так, – кивнув Сафтій. – Решту система зробить сама. А тепер давай зазирнемо всередину. 

– Ти маєш на увазі відкриємо сформований репорт з усім вмістом даних? – уточнила Звітлана. 

– Так. Для твоєї зручності інформація у файлі поділена на чотири розділи. Перший – «Заголовок». Тут зберігається базова інформація про підприємство. Другий – «Довідники», де зібрані всі ключові дані: клієнти, постачальники, рахунки та інше. Третій – «Бухгалтерські операції», де зберігаються журнали, операції та записи. І, нарешті, четвертий – «Документальне забезпечення» з усіма первинними документами, що підтверджують операції. 

– Виглядає логічно та просто, – захопливо промовила Звітлана. – А розкажеш детальніше про кожен розділ? 

– Почнемо із «Заголовку». У ньому 7 вкладок: «Загальні дані», «Суб’єкт», «Місцезнаходження», «Реєстраційні дані», «Банківські рахунки», «Фонд та філія» і «Критерії відбору». Майже всі дані підтягуються автоматично, але регіон аудиту та посадових осіб потрібно вказати вручну.

– А як це зробити?

– Щоб обрати регіон аудиту, натисни іконку , та обери потрібний варіант. А інформацію про посадових осіб можна або внести вручну, або підтягнути з довідника, натиснувши іконку . 

–  Бачу, тут навіть підрозділи можна додати на кожній вкладці? 

– Так, і філії, і рахунки… Йдемо далі – «Довідники». Це справжня енциклопедія бізнесу: аж 15 довідників – від «Облікової політики» до «Запасів» і «Засновників». Нові записи додаються або у модальному вікні, або на окремій сторінці. Принцип один: натиснути кнопку «Додати запис» → заповнити поля → натиснути кнопку «Зберегти».

– А якщо потрібно щось змінити чи видалити?  

– Просто обери запис і натисни іконку потрібної дії: редагувати, копіювати чи видалити. 

– Добре, давай рухатися далі. 

– «Бухгалтерські операції». Тут живуть усі твої проводки. Але детальніше я розповім іншим разом. 

– Ох ти ж інтриган! – усміхнулася Звітлана. – А останній розділ – «Документальне забезпечення»? 

– Сюди додаєш документи: продажі, закупівлі, платежі, запаси, активи, інші довідки. Принцип додавання той самий, що і в «Довідниках»: натиснути кнопку «Додати запис» → заповнити поля → натиснути кнопку «Зберегти». І все – документ прикріплено. 

– А як перевірити, що файл заповнений правильно? 

– Коли все готово, натисни кнопку «Перевірити». 

– Зачекай! Я хочу спершу спробувати сама. Даних поки що немає: айтішники налаштовують інтеграцію. Але введу щось вручну, щоб «помацати» систему. 

–  О, бачу, мені вдалося тебе зацікавити, – усміхнувся Сафтій. – Тоді я піду?  

Та Звітлана його вже не чула – повністю занурилася у заповнення полів… 

Висновки: 

• Щоб сформувати файл, потрібно натиснути кнопку «Сформувати» в реєстрі, обрати потрібний період та натиснути «Застосувати». 

• Файл складається з чотирьох розділів: «Заголовок» –  базова інформація про підприємство; «Довідники» –  ключові дані: клієнти, постачальники, рахунки тощо; «Бухгалтерські операції» –  журнали, операції та записи; «Документальне забезпечення» –  усі первинні документи, що підтверджують операції. 

• Перевірити правильність заповнення файлу можна кнопкою «Перевірити». 

Далі буде... 

У наступній статті розповімо детальніше про перевірку файлу SAF-T UA та як переконатися, що всі дані заповнені правильно. 

Серія статей:

• Ти щось чув про SAF-T UA?
• Серія розмов про SAF-T: просто про складне
• Нормативка без паніки: про SAF-T UA по-людськи
• Перше знайомство з M.E.Doc API SAF-T UA
• Як потрапляють дані до SAF-T UA: API, Excel і ручне введення
• Файл без секретів: що таке XML, XSD, розмір і формат подачі
• Користувацькі довідники – зменшення рутини
• Заборонені символи – не біда
• У яких довідниках важливий період, а в яких – ні?
• Перевірка файлу SAF-T UA, або як приручити помилки