вгору

Зустрічайте новий модуль M.E.Doc – СЕВ ОВВ

М.E.Doc постійно оновлює свій функціонал і робить більш зручним для користувачів. Наразі ми потурбувалися про електронний документообіг між державними і приватними організаціями і створили новий зручний модуль СЕВ ОВВ.

Для чого він призначений?

Новий модуль СЕВ ОВВ призначений для обміну електронними документами між суб’єктами господарювання, що підключені до СЕВ ОВВ (системи електронної взаємодії органів виконавчої влади) та використовують платформу ПТАХ для документообігу.

Який формат взаємодії?

Обмін документами здійснюється за Вимогами до форматів даних електронного документообігу. Формату електронного повідомлення, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 р. № 1207.

Які функції стануть доступними за допомогою нового модуля?

Розділ містить в собі Реєстр документів СЕВ ОВВ, у якому можливо створювати документи (листи) із вкладеннями різних форматів, підписувати їх кваліфікованими електронними підписами (КЕП) та відправляти отримувачам за допомогою засобів СЕВ ОВВ.

Також у Реєстрі СЕВ ОВВ доступні функції:

  • реєстрація вихідних/ вхідних документів;
  • відхилення/погодження отриманих документів;
  • створення відповіді на основі вхідного документа;
  • відправка документів отримувачам.

Для роботи з модулем спочатку слід зробити налаштування підключення до серверу СЕВ ОВВ за допомогою розділу Адміністрування – Параметри системи – Налаштування СЕВ ОВВ.

Для підписання документів, обмін якими здійснюється через СЕВ ОВВ, у розділі Адміністрування – Параметри системи – Підпис додано новий комплект підписів СЕВ ОВВ.

Розглянемо докладніше, як працювати у новому модулі.

Як створити новий документ у Реєстрі СЕВ ОВВ?

Для цього існує декілька способів:

  • на верхній панелі інструментів натиснути іконку ;
  • у меню «Файл» обрати дію «Створити»;
  • натиснувши праву кнопку миші, обрати дію «Створити».

Вікно нового документа має чотири розділи для заповнення (рис. 1):

  • Документ – Основні відомості;
  • Інформація щодо отримувачів – Адресати;
  • Інформація щодо завдання – Завдання (доручення);
  • Прикріплені файли.

Рис. 1

Крок 1. Заповнюємо розділ «Документ» – «Основні відомості» (рис.2).

Рис. 2

Зверніть увагу! Поля «Дата створення», «Кількість файлів у вкладенні», «Найменування відправника» заповнюються автоматично.

Поля «Назва документа», «Терміновий», «Короткий зміст», «Реєстраційний № відправника», «Дата реєстрації відправника», «Термін виконання», «Виконавець» заповнюються користувачем самостійно та за необхідності.

Поля «Результат погодження/виконання», «Коментар до погодження/виконання» заповнюються користувачем самостійно, але тільки якщо створюється документ-відповідь на підставі вхідного документа.

Поля «Найменування отримувача», «У відповідь на повідомлення №», «від» заповнюються користувачем автоматично при створенні документа на підставі вхідного документа.

 Для заповнення поля «Призначення документа» потрібне значення можна обрати лише з довідника.

Поля «Дата отримання», «Дата реєстрації отримувача», «Реєстраційний № отримувача» у вихідному документі не заповнюються та закриті для редагування.

Крок 2. Заповнюємо розділ «Інформація щодо отримувачів» – «Адресати».

Відповідний розділ має вигляд (рис. 3).

Рис. 3

Додати отримувача можна:

  • у ручному режимі – коли користувач самостійно заповнює поля;
  • обрати необхідного контрагента з Довідника «Контрагенти», який підключено до полів колонок ЄДРПОУ та Найменування (рис. 4).

Рис. 4

Щоб додати/видалити рядок, на панелі інструментів потрібно натиснути відповідну іконку  або в меню «Файл» обрати дію «Створити/видалити запис».

Крок 3. Заповнення розділу «Інформація щодо завдання» – «Завдання (доручення)».

Поля цього розділу можуть заповнюватися лише у випадку, якщо у полі «Призначення документа» (розділ «Основні відомості») стоїть сценарій «До виконання». При всіх інших сценаріях поля цього розділу неактивні.

Рис. 5

Значення колонок в цьому розділі (рис. 5) заповнюються користувачем самостійно та за необхідності.

Крок 4. Заповнення розділу «Прикріплені файли».

Для завантаження нового файлу необхідно натиснути іконку  і у спливаючому вікні вибрати потрібний файл для завантаження, натиснувши кнопку «Відкрити». Після цього завантажений файл з’явиться у переліку прикріплених файлів.

Для перегляду завантаженого файлу необхідно клікнути мишею на потрібний файл. З правого боку екрану з’явиться відображення завантаженого документа.

Якщо завантажений файл має формат, недопустимий для перегляду, при спробі його переглянути на екрані з’явиться вікно з попередженням (рис. 6):

Рис. 6

Видалити завантажений файл із вкладень можна, натиснувши іконку  і у спливаючому вікні обравши «Так».

 Документи у вкладенні можуть бути у форматі «*.doc», «*.doc(x)», «*.pdf», «*.xls", «*.xls(x)», «*.rtf» тощо. Щодо кількості файлів обмежень немає.

Крок 5. Збереження документа

Зберегти новий документ можна двома способами:

  • натиснути на панелі інструментів іконку ;
  • у меню «Файл» обрати дію «Зберегти».